Toen mij gevraagd werd een column te schrijven over administratie of facturen dacht ik in eerste instantie aan mijn boekhouder. Mijn administratie was namelijk het eerste wat ik heb uitbesteed toen ik een bedrijf begon (tip1). Want wat heb ik een hekel aan al die bonnetjes en administratie-toestanden. Inderdaad, ‘toestanden’.
Facturen verstuur ik wél zelf. En wat voel ik me trots als ik dat rondje een of twee keer per maand doe. Dat betekent niet dat ik ze allemaal dezelfde factuurdatum geef, soms is het slimmer de factuur op de eerste dag van de maand te zetten in plaats van op de laatste dag van de maand. Dit vanwege de te betalen omzetbelasting. Kan soms zomaar eens handig zijn. (tip 2)
Zweep
Hoeveel structuur ik heb in mijn dagelijkse werkzaamheden om te bellen, zo weinig heb ik dat met de administratie. (tip 3). Gelukkig heb ik een boekhouder. Mijn huidige boekhouder is ‘een echte’: minuscuul, accuraat, zuinig. Kortom: met de zweep erover, en dat heb ik nodig (tip 4).
Ooit heb ik een ervaring gehad met een nonchalante boekhouder. Zo nonchalant dat de belastingdienst bij mij op de stoep stond. Resultaat: een hartverzakking, ongeloof en behoorlijk van slag. Ik behoor namelijk tot de categorie die haar facturen, belasting en rekeningen meteen betaalt. En andersom geldt hetzelfde: ik wil graag dat mijn klanten betalen binnen de aangegeven termijn.
Ooit heb ik een heel verstandige lezing van een deurwaarder gehad: Jij levert meteen je dienst, dus dan moeten je klanten ook meteen betalen. (tip 5)
Dit heb ik ter harte genomen. Als de betaling niet op tijd is, gaat er daarom een dag later direct een herinnering de deur uit. Ja, ook bij vaste klanten die ik al jaren heb. (tip 6). Gebeurt overigens zelden.
Tot de deurwaarder komt het dan ook bijna nooit. Bijna.
Een keer wel. Sterker nog, ik wilde er uiteindelijk wel voor naar de rechtbank. Een opdrachtgever die vroeger mijn werkgever was (en me dus inhuurde toen ik voor mezelf begon – hoe close kun je het hebben) vertikte het mijn factuur te betalen. Een heel verhaal, maar het kwam erop neer dat hij me geen toegang had gegeven tot een deel van het systeem had gegeven dat ik écht nodig had om de opdracht uit te voeren. Het was een Calimerospel. Hij groot, ik klein (net begonnen als zzp’er -10 jaar geleden). We liepen vast op de bewijslast. (tip 6)
Oh, wat een buikpijn. Oh wat was ik er ziek van. Kom maar op met die gerechtsdeurwaarder en advocaat, dacht ik. Ik wilde wel naar de rechter. Uiteindelijk gaf dit zoveel negatieve energie dat ik er na een gesprek met een zakelijke vriendin anders tegenaan keek. Haar geweldig advies was. “Zie dit als een wijze les” en bedank de niet-betalende opdrachtgever hiervoor met een boeket bloemen. (tip 7)
Dat werd het niet. Wel een kaart. Een kaart met ‘Dank je wel voor de wijze les’. Een pittige cursus zal ik maar zeggen. Wel was het op deze manier voor mij afgedaan. En daarna heb ik er meteen voor gezorgd dat mijn overeenkomst en algemene voorwaarden waterdicht werden opgesteld door de advocaat. (tip 8). En wat denk je, een jaar later vroeg die voormalige werk-/opdrachtgever of ik voor hem aan de slag wilde gaan.
Nee. Dank je.