Opdrachten

Bestuurskern (BSK) (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (Min IenW)) Informatie Professional

Informatie Professional

Info

Functie

Informatie Professional

Locatie

Den Haag

Uren per week

36 uren per week

Looptijd

30.04.2023 - 29.04.2024

Opdrachtnummer

133540

Sluitingsdatum

date-icon04.04.2023 clock-icon08:00
Reageren op deze opdracht? Dit doe je op Striive.

Rolomschrijving en taakafspraken

Opdrachtomschrijving
De werkzaamheden zullen bestaan uit:
1) Het adviseren van medewerkers t.a.v. archiefstructuur;
2) Het adviseren en ondersteunen van de gebruikersorganisatie en optreden als inhoudelijke vraagbaak;
3) Het beheer en onderhoud van het documentaire informatiesystemen zijn conform voorschriften en opdrachten;
4) Het opstellen van afbakeningsdocumenten en invullen van het informatieoverzicht;
5) Behandelen van informatieverzoeken (bijvoorbeeld WOB-verzoeken);
6) Het afstemmen (inter) departementaal van verzoeken;
7) 2e lijns gebruikersondersteuning (in samenwerking met het Klanten contacten centrum) en daarbij de klant ondersteunen bij het formuleren van zijn/haar (informatie) verzoek of probleem;
8) Kwaliteitscontrole van de aangeleverde documenten conform de geldende kaders, procedures en afspraken;
9) Zorgdragen voor de kwaliteit van het beheer van (digitale) archieven;
10) Het onderhouden van contacten binnen de organisatie en externe collega specialisten;
11) Het delen van kennis en input leveren aan de verbetering van interne processen;
12) Het ondersteunen van (oud) collega’s bij het archiveren van documenten en dossiers;
13) Je levert een directe bijdrage aan de ontwikkelingen beheer van een kwaliteitssysteem binnen jouw vakgebied;
14) Je realiseert en onderhoudt informatie gebieden en de daarop gebaseerde informatieproducten, inclusief de ondersteunende documentatie en gebruikershandleidingen;
15) Het zelfstandig analyseren van dossiers en deze archiveren conform geldende wet- en regelgeving bij projecten.


Achtergrond opdracht
Door de activiteiten en werkzaamheden die volgen n.a.v. onder meer Covid-19 en de POK (Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag) binnen geheel IenW is extra ondersteuning en advies nodig binnen IHH. Hiervoor is een Informatie-Professional nodig die zelfstandig kan opereren naar de afnemers t.a.v. advies en ondersteuning bij de praktische aanpak en het conform de wettelijke regels archiveren van dossiers. Door de inzet van extra capaciteit kan deze ondersteuning worden geleverd waar nodig en worden gewaarborgd.
Jij bent als adviseur bedrijfsvoering Informatie huishouding lid van relevante projectteams. Binnen de directie UDAC ligt de focus van jouw functie op de gebruikers binnen de lenW-organisatie. Je onderhoudt het contact, stemt de informatiebehoefte af, realiseert de informatieproducten die hierin voorzien en regelt het onderhoud en het beheer ervan.


Eisen
HBO Informatie, dienstverlening en management of HBO Informatiespecialist
HBO SOD II of soortgelijke opleiding
Ervaring met wet en regelgeving op archiefbeheer (2 jaar)


Wensen
Bewerking fysiek archief (incl. gerubriceerde en risicodocumenten)


Competenties
Competenties:
- Je hebt sterke affiniteit met wet- en regelgeving en compliancy;
- Je hebt een goed ontwikkelde antenne voor de verhoudingen en gevoeligheden in een politiek- bestuurlijke en maatschappelijk belangrijke organisatie;
- Je bent flexibel, stressbestendig en deinst niet terug voor deadlines;
- Je kunt goed analyseren, bent sterk in het controleren van de voortgang en kunt jezelf ontwikkelen;
- Je koppelt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid aan een goede rekenvaardigheid;
- Je bent zorgvuldig, proactief en hebt overtuigingskracht;
- Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren;
- Je werkt zelfstandig, accuraat en neemt initiatief;
- Je bent in staat overzicht te houden;
- Je bent op de hoogte van de verplichtingen die gelden voor een Hotspot;
- Je kunt collega’s motiveren en enthousiasmeren.


Bedrijfsgegevens

Bedrijfs gegevens

Bestuurskern (BSK) (Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (Min IenW))

Rolomschrijving en taakafspraken

Opdrachtomschrijving
De werkzaamheden zullen bestaan uit:
1) Het adviseren van medewerkers t.a.v. archiefstructuur;
2) Het adviseren en ondersteunen van de gebruikersorganisatie en optreden als inhoudelijke vraagbaak;
3) Het beheer en onderhoud van het documentaire informatiesystemen zijn conform voorschriften en opdrachten;
4) Het opstellen van afbakeningsdocumenten en invullen van het informatieoverzicht;
5) Behandelen van informatieverzoeken (bijvoorbeeld WOB-verzoeken);
6) Het afstemmen (inter) departementaal van verzoeken;
7) 2e lijns gebruikersondersteuning (in samenwerking met het Klanten contacten centrum) en daarbij de klant ondersteunen bij het formuleren van zijn/haar (informatie) verzoek of probleem;
8) Kwaliteitscontrole van de aangeleverde documenten conform de geldende kaders, procedures en afspraken;
9) Zorgdragen voor de kwaliteit van het beheer van (digitale) archieven;
10) Het onderhouden van contacten binnen de organisatie en externe collega specialisten;
11) Het delen van kennis en input leveren aan de verbetering van interne processen;
12) Het ondersteunen van (oud) collega’s bij het archiveren van documenten en dossiers;
13) Je levert een directe bijdrage aan de ontwikkelingen beheer van een kwaliteitssysteem binnen jouw vakgebied;
14) Je realiseert en onderhoudt informatie gebieden en de daarop gebaseerde informatieproducten, inclusief de ondersteunende documentatie en gebruikershandleidingen;
15) Het zelfstandig analyseren van dossiers en deze archiveren conform geldende wet- en regelgeving bij projecten.


Achtergrond opdracht
Door de activiteiten en werkzaamheden die volgen n.a.v. onder meer Covid-19 en de POK (Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag) binnen geheel IenW is extra ondersteuning en advies nodig binnen IHH. Hiervoor is een Informatie-Professional nodig die zelfstandig kan opereren naar de afnemers t.a.v. advies en ondersteuning bij de praktische aanpak en het conform de wettelijke regels archiveren van dossiers. Door de inzet van extra capaciteit kan deze ondersteuning worden geleverd waar nodig en worden gewaarborgd.
Jij bent als adviseur bedrijfsvoering Informatie huishouding lid van relevante projectteams. Binnen de directie UDAC ligt de focus van jouw functie op de gebruikers binnen de lenW-organisatie. Je onderhoudt het contact, stemt de informatiebehoefte af, realiseert de informatieproducten die hierin voorzien en regelt het onderhoud en het beheer ervan.


Eisen
HBO Informatie, dienstverlening en management of HBO Informatiespecialist
HBO SOD II of soortgelijke opleiding
Ervaring met wet en regelgeving op archiefbeheer (2 jaar)


Wensen
Bewerking fysiek archief (incl. gerubriceerde en risicodocumenten)


Competenties
Competenties:
- Je hebt sterke affiniteit met wet- en regelgeving en compliancy;
- Je hebt een goed ontwikkelde antenne voor de verhoudingen en gevoeligheden in een politiek- bestuurlijke en maatschappelijk belangrijke organisatie;
- Je bent flexibel, stressbestendig en deinst niet terug voor deadlines;
- Je kunt goed analyseren, bent sterk in het controleren van de voortgang en kunt jezelf ontwikkelen;
- Je koppelt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid aan een goede rekenvaardigheid;
- Je bent zorgvuldig, proactief en hebt overtuigingskracht;
- Je kunt goed samenwerken, plannen en organiseren;
- Je werkt zelfstandig, accuraat en neemt initiatief;
- Je bent in staat overzicht te houden;
- Je bent op de hoogte van de verplichtingen die gelden voor een Hotspot;
- Je kunt collega’s motiveren en enthousiasmeren.


De recruiter

Niels Knapen

HeadFirst

Deel deze opdracht

Plaats jouw bieding op Striive

https://login.striive.com/

Voor deze opdracht dien je een bieding te plaatsen op Striive. Striive is het grootste opdrachtenplatform van de Benelux waar jaarlijks meer dan 20.000 opdrachten gepubliceerd worden.