Opdrachten

Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA)(NON-IT) Projectleider Fileshare

Projectleider Fileshare

Info

Functie

Projectleider Fileshare

Locatie

Den Haag

Uren per week

24 uren per week

Looptijd

28.05.2023 - 30.12.2023

Opdrachtnummer

137656

Sluitingsdatum

date-icon31.05.2023 clock-icon07:00
Reageren op deze opdracht? Dit doe je op Striive.

Rolomschrijving en taakafspraken

Het project Fileshare V&F opschonen en herinrichten heeft als doel het analyseren, hernoemen en opschonen van locatie gebonden documenten op de fileshare van afdeling V&F, zodat standaardisatie en uniformiteit in de werkwijze m.b.t. de fileshare wordt gecreëerd. Het project is gestart medio 2020 en kent een doorloop tot Q2 2022. Daarnaast zal een analyse en (eventuele) remigratie van noodzakelijke locatie gebonden documenten (van SharePoint naar Fileshare) plaatsvinden, zodat alle locatie gebonden documenten op de fileshare aanwezig zijn.

 
Taken t.b.v. project:
-    Samen met ICT is een PvA gemaakt voor een uniforme map-indeling op de U-schijf
-    Zorgdragen dat dit aan kan sluiten bij een nieuw DMS-systeem
-    Planning maken en bijhouden voor verplaatsen locaties per regisseur/regio
-    Zodra ICT bestanden heeft deze zoveel mogelijk invullen conform de afgesproken indeling
-    Begeleiden van medewerkers bij de voorbereiding van de opschoning en migratie van documenten locaties
-    Begeleiden van gebruikers in het werken met de nieuwe afgesproken structuur
-    Controle op invoerbestanden en waar nodig verbetervoorstellen doen
-    Opstellen van handleidingen
-    Rapportage stavaza project richting MT
-    Signaleren risico’s en benoemen ervaringen medewerkers aan MT.
-    Begeleiden van gebruikers in het werken met de nieuwe afgesproken structuur

Aanvullend op het project Fileshare geldt ook de combinatie met SharePoint tot de reguliere werkzaamheden.

Taken t.b.v. SharePoint
-    Onderhouden van de locatielijst in SP.
-    Uniformiteit tussen de verschillende locaties bewaken.
-    Informeel aanspreekpunt op de werkvloer (om ondersteunen bij werkstromen).

Waarbij ook de koppeling met de mendix applicatie LIS (leads informatie systeem) tot de werkzaamheden zal behoren.

Taken t.b.v. de applicatie LIS
-    Klantwensen bespreken met FB (functioneel beheer)
-    FB begeleiden in het overnemen van de beheertaken van LIS (doorlopend traject)
-    Verder voorkomende werkzaamheden t.b.v. de goede werking van LIS
-    Ondersteuning Leadsbureau bij voorbereiden BIBOB-onderzoeken
-    Ondersteuning collega’s bij grote werkdruk op verschillende vlakken

Functie-eisen
•    Je bent een enthousiaste en daadkrachtige professional en hebt ruime ervaring met vastgoedprocessen.
•    Je bent gericht op samenwerking en weet zowel in een commerciële omgeving als meer bestuurlijke omgeving te opereren.
•    Je bent flexibel, resultaatgericht en kunt omgaan met weerstanden en belangentegenstellingen.
•    Je weet snel te schakelen en te communiceren op verschillende niveaus binnen en buiten de eigen organisatie.
•    In contacten met contractpartners toon je je een stevige en zakelijke onderhandelaar.
•    Als persoon ben je proactief en vindt je het leuk mee te denken over het optimalisatie van processen.
•    Je beschikt over een relevante HBO opleiding en hebt affiniteit met financiële en juridische zaken.
•    Je kunt omgaan met dynamiek en je voelt je thuis in een informele organisatie die bezig is veranderingsslagen te maken.
•    Kennis van archiverings vraagstukken
•    Kennis van Mendix en Microsoft SharePoint is een pre.


Duur
De duur voor de opdracht is voor een half jaar, ca. 24 uur per week, met een mogelijkheid tot verlenging.

Bedrijfsgegevens

Bedrijfs gegevens

Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA)(NON-IT)

Rolomschrijving en taakafspraken

Het project Fileshare V&F opschonen en herinrichten heeft als doel het analyseren, hernoemen en opschonen van locatie gebonden documenten op de fileshare van afdeling V&F, zodat standaardisatie en uniformiteit in de werkwijze m.b.t. de fileshare wordt gecreëerd. Het project is gestart medio 2020 en kent een doorloop tot Q2 2022. Daarnaast zal een analyse en (eventuele) remigratie van noodzakelijke locatie gebonden documenten (van SharePoint naar Fileshare) plaatsvinden, zodat alle locatie gebonden documenten op de fileshare aanwezig zijn.

 
Taken t.b.v. project:
-    Samen met ICT is een PvA gemaakt voor een uniforme map-indeling op de U-schijf
-    Zorgdragen dat dit aan kan sluiten bij een nieuw DMS-systeem
-    Planning maken en bijhouden voor verplaatsen locaties per regisseur/regio
-    Zodra ICT bestanden heeft deze zoveel mogelijk invullen conform de afgesproken indeling
-    Begeleiden van medewerkers bij de voorbereiding van de opschoning en migratie van documenten locaties
-    Begeleiden van gebruikers in het werken met de nieuwe afgesproken structuur
-    Controle op invoerbestanden en waar nodig verbetervoorstellen doen
-    Opstellen van handleidingen
-    Rapportage stavaza project richting MT
-    Signaleren risico’s en benoemen ervaringen medewerkers aan MT.
-    Begeleiden van gebruikers in het werken met de nieuwe afgesproken structuur

Aanvullend op het project Fileshare geldt ook de combinatie met SharePoint tot de reguliere werkzaamheden.

Taken t.b.v. SharePoint
-    Onderhouden van de locatielijst in SP.
-    Uniformiteit tussen de verschillende locaties bewaken.
-    Informeel aanspreekpunt op de werkvloer (om ondersteunen bij werkstromen).

Waarbij ook de koppeling met de mendix applicatie LIS (leads informatie systeem) tot de werkzaamheden zal behoren.

Taken t.b.v. de applicatie LIS
-    Klantwensen bespreken met FB (functioneel beheer)
-    FB begeleiden in het overnemen van de beheertaken van LIS (doorlopend traject)
-    Verder voorkomende werkzaamheden t.b.v. de goede werking van LIS
-    Ondersteuning Leadsbureau bij voorbereiden BIBOB-onderzoeken
-    Ondersteuning collega’s bij grote werkdruk op verschillende vlakken

Functie-eisen
•    Je bent een enthousiaste en daadkrachtige professional en hebt ruime ervaring met vastgoedprocessen.
•    Je bent gericht op samenwerking en weet zowel in een commerciële omgeving als meer bestuurlijke omgeving te opereren.
•    Je bent flexibel, resultaatgericht en kunt omgaan met weerstanden en belangentegenstellingen.
•    Je weet snel te schakelen en te communiceren op verschillende niveaus binnen en buiten de eigen organisatie.
•    In contacten met contractpartners toon je je een stevige en zakelijke onderhandelaar.
•    Als persoon ben je proactief en vindt je het leuk mee te denken over het optimalisatie van processen.
•    Je beschikt over een relevante HBO opleiding en hebt affiniteit met financiële en juridische zaken.
•    Je kunt omgaan met dynamiek en je voelt je thuis in een informele organisatie die bezig is veranderingsslagen te maken.
•    Kennis van archiverings vraagstukken
•    Kennis van Mendix en Microsoft SharePoint is een pre.


Duur
De duur voor de opdracht is voor een half jaar, ca. 24 uur per week, met een mogelijkheid tot verlenging.

De recruiter

Arnesen Troenoredjo

HeadFirst

Deel deze opdracht

Plaats jouw bieding op Striive

https://login.striive.com/

Voor deze opdracht dien je een bieding te plaatsen op Striive. Striive is het grootste opdrachtenplatform van de Benelux waar jaarlijks meer dan 20.000 opdrachten gepubliceerd worden.