De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) uitgelegd

Wanneer je als werkgever of opdrachtgever verantwoordelijk bent voor de veiligheid van kwetsbare doelgroepen, vertrouwelijke gegevens of financiële middelen, is het screenen van personeel cruciaal. Eén van de meest gebruikte instrumenten hiervoor is de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit document lijkt misschien een formaliteit, maar achter die paar regels en stempels gaat een zorgvuldig overheidsproces schuil. Wij van HeadFirst leggen graag uit waarom de VOG belangrijk is voor jouw organisatie, hoe het aanvraagproces werkt, hoe screeningsprofielen worden ingezet en wat je kunt doen bij afwijzing van een aanvraag. 

Wat is een VOG en waarom is het belangrijk voor jouw organisatie? 

Een VOG is een officiële verklaring van de Nederlandse overheid waaruit blijkt dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor het uitvoeren van specifieke werkzaamheden. Deze wordt afgegeven door Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Door de inzet van de VOG toon je als organisatie aan dat je zorgvuldig omgaat met integriteit en risicobeheersing binnen je team. 

De verklaring biedt geen garantie dat iemand nooit iets fout heeft gedaan, maar bevestigt dat er geen relevante strafbare feiten zijn die een risico vormen voor de functie. Denk bijvoorbeeld aan het verschil tussen een oude verkeersboete en een functie in de kinderopvang – het eerste is voor die context niet relevant. 

Waarom een VOG aanvragen? 

Voor sectoren met verhoogde integriteitsrisico’s is een VOG wettelijk verplicht. Denk aan: 

• Onderwijs en kinderopvang 
• Zorg en welzijn 
• Openbaar vervoer en taxibranche 
• Financiële dienstverlening (Wft, Wwft) 
• Overheidsdiensten met geheimhoudingsplicht 
• Sportverenigingen en vrijwilligersorganisaties 

Daarnaast is het aanvragen van een VOG sterk aan te raden bij sleutelposities binnen je organisatie – denk aan toegang tot persoonsgegevens, financiële administratie of werk met kwetsbare groepen. Hiermee toon je niet alleen zorgvuldigheid richting je klanten en partners, maar verklein je ook juridische en operationele risico’s. 

Hoe werkt de screening? 

Justis werkt met zogeheten screeningsprofielen, die afgestemd zijn op het type werkzaamheden. Als werkgever kies jij – via een intakeformulier – het profiel dat past bij de functie. Zo wordt voor een leraar extra gelet op omgang met minderjarigen, en voor een IT-beheerder op databeveiliging. 

Let op: het is belangrijk het juiste profiel te kiezen. Een te breed profiel kan leiden tot onterechte afwijzing, een te smal profiel biedt onvoldoende bescherming. Bij twijfel kun je Justis raadplegen of juridisch advies inwinnen. 

Het aanvraagproces voor werkgevers 

Je kunt een VOG op twee manieren laten aanvragen: 

1. Online via Justis: 
   Je start als organisatie de aanvraag via het Justis-portaal. De kandidaat ontvangt een link, logt in met DigiD, controleert de gegevens en betaalt digitaal (€ 33,85). 
2. Via het gemeenteloket: 
   Minder efficiënt, maar nog steeds mogelijk: je geeft de medewerker een ondertekend aanvraagformulier mee. Deze levert het zelf in bij zijn/haar gemeente en betaalt daar (ca. € 41,35). 
3. Via HeadFirst: 
   Bij HeadFirst is het ons doel om opdrachtgevers te ontzorgen. Daarom kunnen wij het proces van VOG-aanvragen op ons nemen. Wij doen de aanvragen bij Justis en zorgen ervoor dat (toekomstige) werknemers de aanvraag af kunnen ronden. 

Voor vrijwilligers bij erkende organisaties is er de mogelijkheid tot een Gratis VOG via www.gratisvog.nl. Houd rekening met een verwerkingstijd van twee tot vier weken – spoedaanvragen zijn niet mogelijk. 

VOG voor natuurlijke personen en rechtspersonen 

De meeste medewerkers vragen een VOG NP (natuurlijke persoon) aan. In sommige gevallen is echter een VOG RP vereist, bijvoorbeeld bij vergunningen voor beveiligingsbedrijven of taxicentrales. Dan wordt ook de integriteit van het bedrijf zelf gescreend, inclusief bestuurders en mogelijke boetes of faillissementen. 

Wat als een VOG wordt geweigerd? 

Bij een voorgenomen afwijzing ontvangt de medewerker een brief van Justis met de mogelijkheid tot een zienswijze. Dit biedt ruimte om context te geven, bijvoorbeeld over de aard van het delict of bewijs van herstel. De medewerker kan vervolgens in bezwaar of beroep. 

Voor jou als werkgever betekent dit: wees voorbereid op dit scenario. Bespreek vooraf openheid over het verleden en overweeg om ondersteuning aan te bieden bij een eventuele bezwaarprocedure. 

Hoe lang is een VOG geldig? 

Een VOG heeft geen vaste vervaldatum, maar veel organisaties hanteren zelf een herhaaltermijn van één tot vijf jaar. Ook bij een functiewijziging of bij hervatting van werkzaamheden na een dienstonderbreking van meer dan zes maanden is een nieuwe aanvraag verstandig. 

Wat mag je doen met een VOG? 

De AVG stelt duidelijke kaders. Je mag de VOG opvragen en een kopie tijdelijk opslaan in het personeelsdossier. De inhoud van de screening blijft echter vertrouwelijk – de verklaring zegt enkel dát iemand gescreend is, niet wat er gevonden is. Let op: een VOG is niet overdraagbaar tussen werkgevers vanwege het unieke screeningsprofiel. 

Kosten en HR-implicaties 

De kosten voor een VOG mogen wettelijk bij de werknemer worden gelegd, maar veel organisaties kiezen ervoor om deze te vergoeden. Dit verlaagt de drempel bij werving. In sectoren met terugkerende VOG-eisen (bijv. zorg, kinderopvang) is het raadzaam om de VOG op te nemen in de HR-cyclus en budget te reserveren. 

Voorbeeld uit de praktijk 

Stel: je werft een administratief medewerker voor een bank. Vijf jaar geleden kreeg de kandidaat een taakstraf voor winkeldiefstal. Je kiest profiel 95 (Omgaan met geld en gegevens). Justis beoordeelt of dit feit relevant is voor de functie. Omdat het geen financiële fraude betrof en er sindsdien geen recidive is, kan de VOG alsnog worden afgegeven. Dit voorbeeld toont aan hoe belangrijk context en profielkeuze zijn bij het verkrijgen van een VOG. 

Een VOG als onderdeel van goed werkgeverschap 

De Verklaring Omtrent Gedrag is méér dan een vinkje op de checklist – het is een krachtig instrument om integriteit, veiligheid en betrouwbaarheid binnen jouw organisatie te waarborgen. Door zorgvuldig met het aanvraagproces en het juiste screeningsprofiel om te gaan, verklein je risico’s, bescherm je je reputatie en toon je verantwoordelijkheid richting medewerkers, klanten en de samenleving. 

Zorg dat je het proces goed begrijpt, communiceer helder met je kandidaten en maak van de VOG een structureel onderdeel van je aanstellingsbeleid. Zo creëer je een veilige werkomgeving voor iedereen.