Privacy Statement

Dit is het Privacy Statement voor alle gebruikers van onze dienst Select en onze overige dienstverlening met betrekking tot het samenbrengen van vraag en aanbod van tijdelijke inhuur. Select is een online platform waar (zelfstandig) professionals en opdrachtgevers elkaar kunnen vinden. Select wordt jou aangeboden door HeadFirst B.V. en de aan haar gelieerde entiteiten. Wij zullen hierna steeds verwijzen naar HeadFirst, wij, onze en ons, waarmee wij verwijzen naar de verwerkingsverantwoordelijken in dit Privacy Statement.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van Select, wanneer je een van onze websites bezoekt, waaronder www.headfirst.nl, en wanneer je contact met ons opneemt. Via onze websites kun jij bijvoorbeeld contact met ons opnemen via e-mail, informatie aanvragen of met ons chatten. Wij kunnen ook persoonsgegevens van jou verwerken wanneer een leverancier met wie jij samenwerkt jouw persoonsgegevens invoert in Select.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens en geven hierover graag duidelijkheid aan alle gebruikers van Select en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken (hierna betrokkenen). Wij leggen in dit Privacy Statement uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken?

De verwerkingsverantwoordelijke is de partij die bepaalt hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen voor de gegevensverwerking. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) liggen de meeste verplichtingen op de verwerkingsverantwoordelijke en is deze ook het eerste aanspreekpunt voor jou als betrokkene.

Bij HeadFirst is sprake van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid. Dat betekent dat er meerdere partijen samen kunnen beslissen over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Om ervoor te zorgen dat voor betrokkenen duidelijk is bij wie zij terecht kunnen met vragen en klachten, hebben wij een primaire verwerkingsverantwoordelijke aangewezen. Dat is HeadFirst B.V., gevestigd aan de Polarisavenue 33, 2132JH in Hoofddorp. Jij kunt ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30, per e-mail via support@headfirst.nl. Andere entiteiten uit onze groep die als verwerkingsverantwoordelijke jouw persoonsgegevens kunnen verwerken zijn: Associates B.V., Designated Professionals B.V., EXPR B.V., Fast Flex B.V., Fast Flex Sourcing B.V., HeadFirst Germany GmbH, HeadFirst IT B.V., HeadFirst Poland sp. z o.o., Jenrick Nederland B.V., Jenrick Payroll Services B.V., Myler B.V., Oyster Coast B.V., Proud ICT B.V., Proud Payroll B.V., Source Automation B.V., Source Automation BV. (België), Source Automation Luxemburg SA en Source Payroll Services B.V.

Wanneer jij een professional bent van wie persoonsgegevens door een leverancier aan ons worden verstrekt en je dus niet zelf gebruik maakt van Select, is deze leverancier hiervoor aan te merken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De leverancier bepaalt dan het doel en de middelen, en geldt voor jou als eerste aanspreekpunt om je rechten op grond van de AVG uit te oefenen. De leverancier kan een eigen privacy statement en eigen voorwaarden hanteren. Wij raden je aan deze te raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de diensten waarvan je gebruikmaakt en in welke hoedanigheid je onze diensten gebruikt.

Bezoekers van onze Websites, lezers van onze mailings

1. Gegevens die je aan ons verstrekt. Wij maken gebruik van verschillende websites, zoals nl(hierna gezamenlijk de Websites). Wanneer jij onze Websites bezoekt, kun jij ons persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld omdat jij ons een e-mail stuurt met een vraag of verzoek, of omdat jij gebruikmaakt van een chatfunctie of een contactformulier op onze Websites. Wij kunnen in dat verband jouw naam, jouw e-mailadres of andere contactgegevens verwerken. Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens voor zover jij die verstrekt bij jouw vraag of verzoek of in het chatgesprek.
2. Persoonsgegevens gegenereerd door onze Websites of e-mails.Wanneer je de Websites bezoekt worden bepaalde gegevens verwerkt en gegenereerd, zoals je IP-adres, gegevens over je browser, gegevens over surfgedrag, datum en tijd van je bezoek en de manier waarop je door onze websites navigeert. Als je een nieuwsbrief of commerciële e-mail van ons opent kunnen wij bijhouden wanneer je deze hebt geopend en op welke onderdelen je geklikt hebt. Wij verwerken daarvoor je e-mail adres, IP adres, tijdstip van ontvangst, tijdstip van openen en klikgedrag.

Zelfstandig professionals die gebruik maken van Select

1. Aanmelden. Wanneer jij je inschrijft als zelfstandig professional op Select vragen wij jou in ieder geval de volgende persoonsgegevens in te vullen: voor- en achternaam, geslacht, adres en postcode, e-mailadres, land van herkomst en nationaliteit, (mobiel)telefoonnummer, geboortedatum, het type opdrachten waarvoor je in aanmerking wilt komen, de naam van jouw bedrijf, KvK-nummer, wachtwoord en of jij gebruik wilt maken van onze aanvullende dienstverlening. Wij bieden jou tevens de mogelijkheid om een foto te uploaden naar jouw account.
2. Profiel.Wanneer jij je hebt aangemeld vragen wij je jouw profiel verder aan te vullen en gegevens te verstrekken die het mogelijk maken om je aan opdrachtgevers voor te stellen of om te kunnen reageren op Naast de persoonsgegevens die jij hebt verstrekt bij je inschrijving, verwerken wij onder andere de volgende persoonsgegevens: gegevens over jouw account zoals jouw profielnummer, data waarop het is aangemaakt en de status daarvan. Verder kun jij jouw profiel aanvullen met gegevens over jouw professionele achtergrond, cv, beschikbaarheid, tarief en assessment resultaten. Wij verwerken daarnaast gegevens over jouw bedrijf, zoals de naam en het vestigingsadres, maar je kunt ook een accountantsverklaring uploaden en gegevens over jouw g-rekening en omzetbelasting toevoegen. Voor de facturatie vragen wij om jouw bankgegevens en jouw btw-nummer. Voor zover dit wettelijk is toegestaan of verplicht, kunnen wij jou om jouw bsn vragen. Wanneer jij gebruikmaakt van onze aanvullende dienstverlening (Premium of Excellent) vragen wij bepaalde gegevens ten behoeve van het afsluiten van een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, controleren wij jouw identiteit aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Wij kunnen voor de identiteitscontrole ook een externe dienstverlener inschakelen die namens ons jouw identiteitsbewijs controleert. Dit gaat op digitale wijze. De dienstverlener verwerkt de persoonsgegevens die op jouw paspoort staan, een foto van jou en jouw e-mail adres. Wij verkrijgen de uitkomst van de controle en de datum waarop de controle is uitgevoerd. Wanneer je niet wil dat jouw identiteitsbewijs digitaal wordt gecontroleerd, kun je ervoor kiezen om bij ons op kantoor langs te komen voor de identiteitscontrole. Wij noteren dan wanneer de controle heeft plaatsgevonden alsmede informatie over het gecontroleerde identiteitsbewijs zoals het type document, land van uitgifte, nummer en geldigheidsduur. Wanneer jij een nationaliteit van een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland hebt of wanneer je de Kroatische nationaliteit hebt, kunnen wij jou vragen om een tewerkstellingsvergunning. Wij kunnen in dat geval een kopie van jouw paspoort en een kopie van de betreffende vergunning opslaan.

Binnen de omgeving van jouw profiel verwerken wij gegevens over jouw opdrachten en afspraken die wij in dit verband met jou hebben gemaakt. Wij verwerken onder andere jouw uurtarief, de begin en einddatum van de opdracht, het type opdracht, de naam van de opdrachtgever en jouw functie voor de opdracht. Wij kunnen hiervoor ook gebruik maken van unieke identifiers, zoals een opdrachtnummer.

3. Digitale kluis.Belangrijke documenten worden bewaard in jouw Digitale Kluis. Wij kunnen hierin persoonsgegevens verwerken die staan vermeld in de documenten die jij hebt geüpload, zoals jouw accountantsverklaring, VOG-aanvraag en verklaring, pre-employment screening, gedragscodes, geheimhoudings- en betrouwbaarheidsverklaringen, accreditaties en diploma’s. In je Digitale Kluis wordt ook de uitkomst van de identiteitscontrole bewaard en de kopie van jouw paspoort en jouw tewerkstellingsvergunning, wanneer wij verplicht zijn om die vast te leggen.

Opdrachtgevers die gebruik maken van Select

Opdrachtgevers kunnen hun opdrachten plaatsen in Select. Wij verwerken persoonsgegevens van de contactpersonen van onze opdrachtgevers. Als jij een contactpersoon bent van een opdrachtgever kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: gegevens over de organisatie waar jij werkt, je e-mailadres, (mobiel)telefoonnummer, wachtwoord, profielnummer, gegevens over het aanmaken van je opdrachtgeversaccount en de status daarvan en gegevens over contact dat je met ons hebt gehad.

Leveranciers die gebruik maken van Select

Leveranciers zijn organisaties die professionals waarmee zij werken via Select kunnen aanbieden aan de bij ons aangesloten organisaties in hun rol als opdrachtgever. Als jij een contactpersoon bent van een leverancier kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: naam, geslacht, gegevens over de organisatie waar je werkt, e-mailadres, (mobiel)telefoonnummer, wachtwoord, profielnummer, gegevens over het aanmaken van je leveranciersaccount en de status daarvan en gegevens over contact dat je met ons hebt gehad.

Professionals die door een leverancier of andere derde worden ingeschreven

Wanneer jij je niet zelf bij Select hebt ingeschreven, maar een leverancier jouw persoonsgegevens in ons systeem zet, kunnen wij deze ook verwerken conform dit Privacy Statement. Wij zullen eerst jouw persoonsgegevens verwerken om jouw aanmelding door de leverancier te kunnen faciliteren en jou op te nemen in HeadFirst Select. Wij kunnen jouw persoonsgegevens verder verwerken ten behoeve van de doeleinden die staan beschreven in dit Privacy Statement onder ‘Dienstverlening’ en ‘Compliance en veiligheid’. Wij hebben een gerechtvaardigd belang voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, dat is gelegen in het kunnen uitvoeren van onze gebruikelijke dienstverlening, het voldoen aan de afspraken en opdrachten van leveranciers en opdrachtgevers en het kunnen voldoen aan in de markt geldende (kwaliteits) standaarden. Wij hebben er ook een gerechtvaardigd belang bij om ervoor te zorgen dat de leverancier die met ons samenwerkt zijn afspraken richting jou kan naleven en ervoor te zorgen dat jij kan worden ingezet op de gewenste opdracht. Wij wegen onze belangen altijd af tegen de privacy belangen van jou als betrokkene. Wanneer jij meer informatie wil over deze belangenafweging, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onder ‘Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken’ in dit Privacy Statement.

Wanneer jij door een leverancier wordt ingeschreven, heb jij geen eigen account met een eigen wachtwoord. De leverancier verstrekt jouw persoonsgegevens aan ons en is daarvoor ook zelf verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer jij meer wil weten over de wijze waarop de leverancier met jouw persoonsgegevens omgaat en welke persoonsgegevens hij van jou aan ons verstrekt, raden wij aan om het privacy statement van de leverancier te raadplegen of om de leverancier hierover om informatie te vragen. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de persoonsgegevens die de leverancier verwerkt. Dit Privacy Statement ziet alleen op de verdere verwerking van persoonsgegevens door ons.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Onze kernactiviteit is bemiddeling bij het inhuren van extern personeel en contractbeheer. Select zorgt ervoor dat professionals en opdrachtgevers elkaar op een eenvoudige wijze kunnen vinden en dat de beste match wordt gemaakt. In dit verband verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Administratie

• Registratie van de (zelfstandig) professional, de leverancier en de opdrachtgever.
• Aanmaken van het Select account.
• Accountmanagement, afhandeling van vragen en verzoeken van de professionals, opdrachtgevers en leveranciers.
• Controle van het account, check op volledigheid.

Dienstverlening

• Presenteren van professionals aan opdrachtgevers, beschikbaar stellen van professionals.
• Om de juiste match te krijgen tussen de opdracht van opdrachtgever en de professional die daar het beste bij past.
• Aangaan van overeenkomsten met professionals, leveranciers of opdrachtgevers ten behoeve van de opdracht van opdrachtgever.
• Contractbeheer, financiële afhandeling van contracten, berekenen van kosten en uitgaven.
• Verlenen van dienstverlening aan professionals, opdrachtgevers en leveranciers zoals overeengekomen.
• Ondersteuning van professionals, opdrachtgevers en leveranciers bij voldoen aan administratieve verplichtingen en uitvoeren overeenkomsten.
• Onderhouden van contact, beantwoorden van vragen en verzoeken.
• Aanbieden van aanvullende diensten, verbeteren van dienstverlening. Wij kunnen persoonsgegevens die betrekking hebben op opdrachten waarop jij bent ingezet verwerken om (op geaggregeerd niveau) analyses te maken en inzicht te krijgen in de markt voor zelfstandig professionals om onze diensten beter te kunnen afstemmen op vraag (opdrachtgevers) en aanbod (zelfstandig professionals).
• Informeren over dienstverlening van HeadFirst en haar partners en relevante ontwikkelingen in de markt.
• Marketing en promotie van onze dienstverlening en het meten van effectiviteit daarvan.

Compliance en veiligheid

• Interne controle en beveiliging. Om mogelijke inbreuken op onze beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.
• Naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten.
• Afhandeling van claims en klachten.
• Naleven van juridische uitspraken en bevelen, beantwoorden aan verzoeken van overheden.
• Naleven van fiscale verplichtingen die op ons of onze leveranciers/opdrachtgevers rusten, beperken van aansprakelijkheid.
• Afdwingen van onze Gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten.
• Beschermen van onze activiteiten, onze rechten, veiligheid en eigendommen.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is:

• Uitvoeren van de overeenkomst.Wij sluiten overeenkomsten met professionals, leveranciers en opdrachtgever op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Deze overeenkomsten zien op de dienstverlening die wij bieden. Het is ook denkbaar dat wij persoonsgegevens van jou vragen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zodat wij deze tot stand kunnen brengen.
• Toestemming.Wij kunnen jou in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Wij vragen jou bijvoorbeeld toestemming voordat wij bepaalde nieuwsberichten aan jou verzenden. Wanneer jij jouw toestemming hebt gegeven, kun jij jouw toestemming te allen tijde weer intrekken, waarna wij jouw persoonsgegevens niet verder zullen verwerken voor de doeleinden waarop de toestemming ziet.
• Wettelijke verplichting.Wij zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Denk hierbij aan verplichtingen uit hoofde van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) of fiscale verplichtingen. Een wettelijke verplichting kan ook meebrengen dat wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met opdrachtgevers, toezichthouders of andere derden voor verdere verwerking.
• Gerechtvaardigd belang.Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat de organisatie aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken een gerechtvaardigd belang heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij fiscale aansprakelijkheden willen voorkomen of het risico hierop willen beperken, of wanneer wij fraude willen opsporen en voorkomen. Wij hebben er daarnaast een gerechtvaardigd belang bij om persoonsgegevens van professionals die met hun toestemming zijn opgenomen in Select verder te kunnen verwerken om onze dienstverlening uit te kunnen voeren en om de professional te kunnen inzetten op een opdracht. Wij hebben er ook een gerechtvaardigd belang bij om persoonsgegevens te aggregeren en te anonimiseren om marktanalyses te maken zodat wij onze diensten kunnen verbeteren. Wij maken altijd een afweging tussen onze belangen en die van de betrokkenen. Wanneer jij hierover meer informatie wil ontvangen, dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onder ‘Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken’ in dit Privacy Statement.

Pre-employment screening

Voor sommige opdrachten voeren wij een pre-employment screening uit. Dit doen wij omdat de opdrachtgever ons dit vraagt, bijvoorbeeld wanneer dit op grond van wetgeving noodzakelijk is (denk aan de Wet financieel toezicht, Wft) of omdat dit voortvloeit uit de aard van de opdracht. Waar nodig informeren wij jou dat voor de opdracht waarvoor jij in aanmerking komt een screening onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure en lichten wij toe hoe wij de screening zullen uitvoeren.

Als een opdrachtgever aangeeft dat een screening gewenst of vereist is, controleren wij altijd wat de aard is van de opdracht, op welke wijze de screening moet worden uitgevoerd en wat de gerechtvaardigde belangen zijn van de opdrachtgever. Wij maken een afweging tussen de belangen van de opdrachtgever en jouw privacy belangen. Alleen wanneer jouw privacy belangen daaraan niet in de weg staan, gaan wij over tot het uitvoeren van een screening.

Wanneer wij een screening uitvoeren, verwerken wij gegevens over jouw geschiktheid, betrouwbaarheid en integriteit die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht. De zwaarte van de screening hangt af van de opdracht. Wij kunnen in ieder geval de door jou of door de leverancier ingevulde gegevens in Select contoleren in het kader van de screening. Daarnaast kunnen wij, afhankelijk van de aard van de screening, informatie verwerken van referenties, ex-werkgevers/opdrachtgevers, antecedenten, gegevens over eerder functioneren, schorsing of ontslag, een verklaring omtrent het gedrag (VOG) of een verklaring van geen bezwaar (VGB) en een overzicht van nevenfuncties verwerken.

Afhankelijk van de aard van de screening verstrekken wij persoonsgegevens van jou aan de opdrachtgever. Wij kunnen jou vragen om een screeningsformulier van de opdrachtgever in te vullen. De op het formulier ingevulde informatie wordt alleen verwerkt ten behoeve van de inzet bij de opdrachtgever die op het formulier staat vermeld en wordt met deze opdrachtgever gedeeld, tenzij anders afgesproken. Het is ook denkbaar dat wij een screening uitvoeren waarbij we alleen doorgeven of jij met een positief resultaat de screening hebt afgerond. In dat geval delen wij geen verdere gegevens met de opdrachtgever.

Profiling

Als jij een professional bent, kunnen wij de persoonsgegevens die jij verstrekt en die zien op jouw professionele achtergrond analyseren en op basis daarvan profielen maken. Op die manier kunnen wij beter in kaart brengen welke opdrachten en welke opdrachtgevers het beste bij jouw kennis en ervaring passen. Wij maken profielen op basis van door jou ingevulde keywords en het resultaat wordt gecontroleerd door een van onze medewerkers. Wij kunnen daarnaast speciale software inzetten die ervoor kan zorgen dat de tekst in jouw profiel en jouw cv wordt gematcht met een opdracht.

Op basis van de door ons gemaakte profielen en op basis van de uitkomsten van de matchingsoftware worden geen volledig automatische beslissingen (zonder menselijke tussenkomst) genomen die jou als professional aanmerkelijk treffen.

Direct marketing

Wij bieden jou de mogelijkheid om je aan te melden voor onze nieuwsbrieven en andere direct marketing berichten die afkomstig zijn van ons en/of andere entiteiten binnen onze groep. Ook kunnen wij, wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven, berichten sturen over initiatieven van partners met wie wij samenwerken. Jij kunt je te allen tijde eenvoudig afmelden voor de berichten die wij jou sturen, door gebruik te maken van de afmeldlink in de e-mails of door in de omgeving van jouw profiel jouw voorkeuren aan te passen.

Wij maken gebruik van gangbare tracking technieken die inzicht geven in het bereik en de effectiviteit van onze direct marketing berichten. Op deze manier kunnen wij onze dienstverlening verbeteren en onze informatie en communicatie toespitsen op de relevante doelgroepen.

Cookies

Wij maken gebruik van cookies en soortgelijke technieken op onze Websites en binnen de omgeving van onze apps. Omdat wij jouw privacy willen waarborgen én de gebruiksvriendelijkheid van Select verbeteren, vinden wij het belangrijk dat jij weet hoe en waarom wij cookies gebruiken. Wij raden je aan om de cookie statements op onze Websites te raadplegen.

Wie hebben er toegang tot jouw persoonsgegevens?

Onze medewerkers hebben toegang tot jouw persoonsgegevens op een need-to-know basis. Dit betekent ook dat medewerkers van de entiteiten die aan ons gelieerd zijn toegang kunnen hebben tot jouw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om onze diensten aan te kunnen bieden.

Wij kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement.

• Wij kunnen persoonsgegevens delen binnen onze groep met gelieerde entiteiten, al dan niet met entiteiten die als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kwalificeren. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met (beoogde) rechtsopvolgers en potentiële en nieuwe groepsentiteiten en/of aandeelhouders daarvan wanneer zij voornemens zijn om met ons samen te werken of onze dienstverlening voort te zetten.
• Wij kunnen persoonsgegevens van professionals delen met onze opdrachtgevers en eventueel met de leverancier door wie de professional in Select is aangemeld. Deze partijen zijn aan te merken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken.
• Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners met wie wij samenwerken en die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken kwalificeren, zoals financiële dienstverleners, juridisch adviseurs, consultants, auditors en verstrekkers van kredieten en zekerheden. Wij kunnen ook gebruik maken van de diensten van een derde bij het uitvoeren van een pre-employment screening. Wij maken altijd vooraf een afweging welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om aan deze dienstverleners te verstrekken ten behoeve van hun diensten. Indien nodig maken wij aanvullende afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheden.
• Wij maken gebruik van dienstverleners voor bijvoorbeeld het beheer van Select en voor de hosting. Wij maken ook gebruik van dienstverleners die namens ons uw identiteitsbewijs controleren en wij maken gebruik van software oplossingen die het mogelijk maken om cv’s geautomatiseerd te verwerken en om cv’s en opdrachten te matchen. Voor zover deze dienstverleners als verwerkers namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.
• Uitsluitend indien en voor zover wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, delen wij persoonsgegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

Zijn je persoonsgegevens veilig?

 Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers die in Europa staan en onze groepsmaatschappijen zijn gevestigd binnen de EER. Omdat wij gebruik kunnen maken van verwerkers die hun hoofdvestiging buiten de EER hebben, valt niet uit te sluiten dat wij direct of indirect persoonsgegevens delen met organisaties buiten de EER. Voor zover dit het geval is, nemen wij passende maatregelen om deze verwerking te legitimeren, waaronder het sluiten van een doorgifteovereenkomst op basis van door de Europese Commissie goed gekeurde standaard contractsbepalingen (SCC’s). Indien vereist, nemen wij daarbij aanvullende maatregelen om er zeker van te zijn dat er een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Wanneer je meer wil weten over het doorgeven van persoonsgegevens en de wijze waarop dit is gelegitimeerd, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. Wij hebben hiervoor een bewaarbeleid opgesteld. Hierin hebben wij onder andere onderstaande bewaartermijnen opgenomen:

• Wij bewaren persoonsgegevens van onze zakelijke relaties, waaronder leveranciers, opdrachtgevers en professionals tot twee jaar na het eindigen van de zakelijke relatie. Dit geldt onder andere voor de profielen in Select.
• Wij bewaren zakelijke overeenkomsten en de correspondentie daarover voor de duur van zeven jaar na het einde van de contractuele relatie, tenzij hierover nog geschillen of procedures lopen.
• Wij bewaren persoonsgegevens ten aanzien van de verificatie van jouw identiteit gedurende vijf jaar na het einde van onze zakelijke relatie.
• Wij bewaren inschrijfgegevens voor de nieuwsbrieven tot dat je je hiervoor hebt uitgeschreven, met een maximum van twee jaar na het einde van onze zakelijke relatie.
• Wij bewaren klachten, correspondentie over geschillen en rapportages over incidenten gedurende zeven jaar nadat ze volledig zijn afgehandeld.
• Wij bewaren documenten ten aanzien van payrolling en salarisadministratie gedurende zeven jaar.
• Voor de bewaartermijnen van cookies verwijzen wij jou naar onze Cookie Statements op de Websites.

Wat zijn jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens?

Onder de privacywetgeving beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en de verwerking ervan. Je kunt je rechten inroepen door contact op te nemen met ons via de contactgegevens in dit Privacy Statement onder ‘Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken’. Wij zullen jouw verzoek beoordelen en hieraan binnen een maand voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben om aan jouw verzoek tegemoet te komen, zullen wij jou binnen een maand laten weten dat wij nog eens twee maanden nodig zullen hebben. Wij kunnen jou naar aanleiding van jouw verzoek aanvullende vragen stellen om jouw identiteit vast te stellen of om je te vragen je verzoek te specificeren.

Recht van inzage

Je hebt het recht om van ons te horen of wij jouw persoonsgegevens verwerken en wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens te ontvangen. Als jij een leverancier of professional bent, kun je jouw persoonsgegevens op eenvoudige en overzichtelijke wijze raadplegen door in te loggen in Select. Wil je een vollediger overzicht, of meer informatie over de gegevensverwerking, dan kun je een inzageverzoek aan ons richten.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. Je kunt ook je persoonsgegevens aanvullen. Als je als professional toegang hebt tot Select, kun je hier je persoonsgegevens aanvullen of wijzigen.

Recht om vergeten te worden

Je hebt onder omstandigheden het recht op gegevenswissing. Op jouw verzoek verwijderen wij jouw persoonsgegevens wanneer de verwerking daarvan niet langer noodzakelijk is. Als je als professional toegang hebt tot Select kun je hierin persoonsgegevens wissen.

Recht op beperking

In sommige gevallen heb je het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer je meent dat jouw persoonsgegevens niet juist zijn. Als wij jouw verzoek om beperking honoreren, mogen wij gedurende de termijn van de beperking jouw persoonsgegevens niet langer verwerken.

Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en je hebt het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of op een overeenkomst.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van HeadFirst. HeadFirst zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij kunnen aantonen dat er gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, kun je je hiervoor in ieder bericht afmelden.

Klachten

Als jij klachten hebt over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kun jij ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30 of per e-mail via privacy@headfirst.nl. Wij helpen jou graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kun jij je altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van jou vragen en die wij verder verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij kunnen daarom dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Het gewijzigde Privacy Statement zal op onze website worden gepubliceerd met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Indien sprake is van substantiële of wezenlijke wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover eveneens direct te informeren. Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 22 april 2021.

***