Privacy Statement

Dit is het Privacy Statement van HeadFirst B.V. (HeadFirst, wij, onze, ons). Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en geven hierover graag duidelijkheid aan alle betrokkenen. Wij leggen in dit Privacy Statement uit hoe wij en aan ons gelieerde ondernemingen omgaan met jouw persoonsgegevens.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van onze websites, waaronder www.headfirst.nl. Via onze websites kun jij bijvoorbeeld contact met ons opnemen via e-mail, informatie aanvragen of met ons chatten.

Ook kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken wanneer je gebruik maakt van HeadFirst Select. HeadFirst Select is een online platform waar vraag en aanbod samenkomen en waar (zelfstandig) professionals en opdrachtgevers elkaar kunnen vinden. Wij kunnen daarnaast persoonsgegevens van jou verwerken wanneer een leverancier met wie jij samenwerkt jouw persoonsgegevens invoert in HeadFirst Select.

Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken?
HeadFirst B.V. (HeadFirst, wij, onze, ons), gevestigd aan de Polarisavenue 33, 2132JH in Hoofddorp is de primaire verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via HeadFirst Select. Jij kunt ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30, per e-mail via support@headfirst.nl.

Wij verwerken persoonsgegevens samen met aan ons gelieerde ondernemingen. De volgende ondernemingen binnen onze groep verwerken persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden en zijn samen met ons aan te merken als gezamenlijke verantwoordelijken:

• HeadFirst IT B.V.
• Oyster Coast B.V.
• Source Automation B.V.
• Source Automation BVBA (België)
• Source Automation Luxemburg SA
• Proud Payroll B.V.
• Proud ICT B.V.
• Associates B.V.
• Designated Professionals B.V.

Dit Privacy Statement ziet op alle verwerkingen die worden uitgevoerd door ons en voornoemde gelieerde ondernemingen.

Wanneer jij een professional bent van wie persoonsgegevens door een leverancier aan ons worden verstrekt, is deze leverancier hiervoor aan te merken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De leverancier bepaalt dan het doel en de middelen, en geldt voor jou als eerste aanspreekpunt om je rechten uit te oefenen. De leverancier kan een eigen privacy statement en eigen voorwaarden hanteren. Wij raden aan deze te raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de diensten waarvan jij gebruikmaakt en in welke hoedanigheid jij onze diensten gebruikt.

Bezoekers van onze websites, lezers van onze mailings

1. Gegevens die je aan ons verstrekt. Wanneer jij onze websites bezoekt, kun jij ons persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld omdat jij ons een e-mail stuurt met een vraag of verzoek, of omdat jij gebruikmaakt van de chatfunctie die wij op onze websites bieden. Wij kunnen in dat verband jouw naam, jouw e-mailadres of andere contactgegevens verwerken. Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens voor zover jij die verstrekt bij jouw vraag of verzoek of in het chatgesprek.

2. Persoonsgegevens gegenereerd door onze websites of e-mails. Wanneer jij onze websites bezoekt worden bepaalde gegevens verwerkt en gegenereerd, zoals je IP-adres, gegevens over surfgedrag, datum en tijd van jouw bezoek en de manier waarop jij door onze websites navigeert. Als jij een nieuwsbrief of commerciële e-mail van ons opent kunnen wij bijhouden wanneer jij deze hebt geopend en op welke onderdelen jij geklikt hebt.

Zelfstandig professionals die gebruik maken van HeadFirst Select

1. Wanneer jij jou inschrijft als zelfstandig professional op HeadFirst Select vragen wij jou in ieder geval de volgende persoonsgegevens in te vullen: Voor- en achternaam, geslacht, adres en postcode, e-mailadres, land van herkomst en nationaliteit, (mobiel) telefoonnummer, geboortedatum, het type opdrachten waarvoor je in aanmerking wilt komen, de naam van jouw bedrijf, KvK-nummer, wachtwoord en of jij gebruik wilt maken van onze Premium dienstverlening. Wij bieden jou tevens de mogelijkheid om een foto te uploaden naar jouw account.

2. Profiel. Wanneer jij je hebt aangemeld vragen wij je jouw profiel verder aan te vullen en gegevens te verstrekken die het mogelijk maken om je aan opdrachtgevers voor te stellen of om te kunnen reageren op opdrachten. Naast de persoonsgegevens die jij hebt verstrekt bij je inschrijving, verwerken wij onder andere volgende persoonsgegevens: gegevens over jouw account zoals jouw profielnummer, data waarop het is aangemaakt en de status daarvan. Verder kun jij jouw profiel aanvullen met gegevens over jouw professionele achtergrond, cv, beschikbaarheid, tarief en assessment resultaten. Wij verwerken daarnaast gegevens over jouw bedrijf, zoals de naam en vestigingsadres, maar ook kun jij een accountantsverklaring uploaden en gegevens over jouw g-rekening en omzetbelasting toevoegen. Wij vragen jou ook gegevens over jouw identiteitsdocument zoals het type document, land van uitgifte, nummer en geldigheidsduur. Voor de facturatie vragen wij om jouw bankgegevens en jouw btw-nummer. Voor zover dit wettelijk is toegestaan of verplicht, kunnen wij jou om jouw bsn vragen. Wanneer jij gebruik maakt van HeadFirst Select Premium, vragen wij bepaalde gegevens ten behoeve van het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

3. Digitale kluis. Belangrijke documenten worden bewaard in jouw Digitale Kluis. Wij kunnen hierin persoonsgegevens verwerken die staan vermeld in de documenten die jij hebt geüpload, zoals jouw werkvergunning, accountantsverklaring, VOG aanvraag en verklaring, pre-employment screening, gedragscodes, geheimhoudings- en betrouwbaarheidsverklaringen, accreditaties en diploma’s.

Opdrachtgevers die gebruik maken van HeadFirst Select
Opdrachtgevers kunnen hun opdrachten plaatsen in HeadFirst Select. Wij verwerken persoonsgegevens van de contactpersonen van onze opdrachtgevers. Het kan daarbij gaan om naam, geslacht, gegevens over de organisatie waar jij werkt, e-mailadres, (mobiel) telefoonnummer, wachtwoord, profielnummer, gegevens over het aanmaken van je opdrachtgeversaccount en de status daarvan en gegevens over contact dat je met ons hebt gehad.

Leveranciers die gebruik maken van HeadFirst Select
Leveranciers zijn organisaties die professionals waarmee zij werken via HeadFirst Select kunnen aanbieden aan de bij ons aangesloten organisaties in hun rol als opdrachtgever. Als jij een contactpersoon bent van een leverancier kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: naam, geslacht, gegevens over de organisatie waar je werkt, e-mail adres, (mobiel) telefoonnummer, wachtwoord, profielnummer, gegevens over het aanmaken van je leveranciersaccount en de status daarvan en gegevens over contact dat je met ons hebt gehad.

Professionals die door een leverancier worden ingeschreven
Wanneer jij je niet zelf bij HeadFirst Select hebt ingeschreven, maar een leverancier jouw persoonsgegevens in ons systeem heeft gezet, kunnen wij deze ook voor onze eigen doeleinden verwerken. De leverancier kan dezelfde categorieën persoonsgegevens aan ons verstrekken als genoemd onder ‘zelfstandig professionals’. Jij hebt alleen geen eigen account met een eigen wachtwoord. De leverancier verstrekt jouw persoonsgegevens aan ons en is daarvoor ook zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
Onze kernactiviteit is bemiddeling bij het inhuren van extern personeel en contractbeheer. HeadFirst Select zorgt ervoor dat professionals en opdrachtgevers elkaar op een eenvoudige wijze kunnen vinden en dat de beste match wordt gemaakt. In dit verband verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Administratie

• Registratie van de (zelfstandig) professional, de leverancier en de opdrachtgever.
• Aanmaken van het HeadFirst Select account.
• Account management, afhandeling van vragen en verzoeken van de professionals, opdrachtgevers en leveranciers.
• Controle van het account, check op volledigheid.

Dienstverlening

• Presenteren van professionals aan opdrachtgevers, beschikbaar stellen van professionals.
• Aangaan van overeenkomsten met professionals, leveranciers of opdrachtgevers ten behoeve van de opdracht.
• Contractbeheer, financiële afhandeling van contracten, berekenen van kosten en uitgaven.
• Verlenen van dienstverlening aan professionals, opdrachtgevers en leveranciers zoals overeengekomen.
• Ondersteuning van professionals, opdrachtgevers en leveranciers bij voldoen aan administratieve verplichtingen en uitvoeren overeenkomsten.
• Onderhouden van contact, beantwoorden van vragen en verzoeken.
• Aanbieden van aanvullende diensten, verbeteren van dienstverlening.
• Informeren over dienstverlening van HeadFirst en haar partners en relevante ontwikkelingen in de markt.

Compliance en veiligheid

• Interne controle en beveiliging. Om mogelijke inbreuken op onze beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.
• Naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten.
• Afhandeling van claims en klachten.
• Naleven van juridische uitspraken en bevelen, beantwoorden aan verzoeken van overheden.
• Naleven van fiscale verplichtingen die op ons of onze leveranciers/opdrachtgevers rusten, beperken van aansprakelijkheid.
• Afdwingen van onze Gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten.
• Beschermen van onze activiteiten, onze rechten, privacy, veiligheid en eigendommen.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is.

• Uitvoeren van de overeenkomst. Wij sluiten overeenkomsten met professionals, leveranciers en opdrachtgever op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Deze overeenkomsten zien op de dienstverlening die wij bieden. Het is ook denkbaar dat wij persoonsgegevens van jou vragen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zodat wij deze tot stand kunnen brengen.

• Toestemming. Wij kunnen jou in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Wij vragen jou bijvoorbeeld toestemming voordat wij bepaalde nieuwsberichten aan jou verzenden.

• Wettelijke verplichting. Wij zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Deze verplichting kan ook meebrengen dat wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met opdrachtgevers of andere derden voor verdere verwerking.

• Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat de organisatie aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken een gerechtvaardigd belang heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij fiscale aansprakelijkheden willen voorkomen of het risico hierop willen beperken, of wanneer wij fraude willen opsporen en voorkomen.

Profiling
Als jij een professional bent, kunnen wij de persoonsgegevens die jij verstrekt en die zien op jouw professionele achtergrond analyseren en op basis daarvan profielen maken. Op die manier kunnen wij beter in kaart brengen welke opdrachten en welke opdrachtgevers het beste bij jou kennis en ervaring passen. Wij maken profielen op basis van door jou ingevulde keywords en het resultaat wordt gecontroleerd door een van onze medewerkers. Op basis van deze profielen worden geen automatische beslissingen genomen die jou als professional aanmerkelijk treffen.

Direct marketing
Wij bieden jou de mogelijkheid om jou aan te melden voor onze nieuwsbrieven en andere direct marketing berichten die afkomstig zijn van ons en/of andere ondernemingen binnen onze groep. Ook kunnen wij, wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven, berichten sturen over initiatieven van partners met wie wij samenwerken.

Jij kunt je te allen tijde eenvoudig afmelden voor de berichten die wij jou sturen, door gebruik te maken van de link in de e-mails of door in de omgeving van jouw profiel jouw voorkeuren aan te passen.

Cookies
Wij maken gebruik van cookies en soortgelijke technieken op onze website www.headfirst.nl en binnen de omgeving van onze apps. Omdat wij jouw privacy willen waarborgen én de gebruiksvriendelijkheid van HeadFirst Select verbeteren, vinden wij het belangrijk dat jij weet hoe en waarom wij cookies gebruiken. Lees hier meer over de wijze waarop wij cookies gebruiken.

Wie hebben er toegang tot jouw persoonsgegevens?
Onze medewerkers hebben toegang tot jouw persoonsgegevens op een need-to-know basis. Dit betekent ook dat medewerkers van de ondernemingen die aan ons gelieerd zijn toegang kunnen hebben tot jouw persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om onze diensten aan te kunnen bieden.

Wij kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement.

• Wij kunnen persoonsgegevens van professionals delen met onze opdrachtgevers en eventueel met de leverancier door wie de professional in HeadFirst Select is aangemeld. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met andere partijen met wie wij samenwerken, zoals financiële dienstverleners.

• Wij kunnen persoonsgegevens delen binnen de groep van ondernemingen waarvan HeadFirst deel uitmaakt, en die al dan niet als gezamenlijke verantwoordelijken kwalificeren. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met (beoogde) rechtsopvolgers wanneer zij voornemens zijn om onze dienstverlening voort te zetten.

• Wij maken gebruik van dienstverleners voor bijvoorbeeld het beheer van HeadFirst Select en voor de hosting. Voor zover deze dienstverleners als verwerkers namens ons persoonsgegevens verwerken, leggen wij afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.

• Uitsluitend indien en voor zover wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, delen wij persoonsgegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

Zijn je persoonsgegevens veilig?
Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers die in Europa staan en onze groepsmaatschappijen zijn gevestigd binnen de EER. Omdat wij gebruik kunnen maken van verwerkers die hun hoofdvestiging buiten de EER hebben, valt niet uit te sluiten dat wij direct of indirect persoonsgegevens delen met organisaties buiten de EER. Voor zover dit het geval is, nemen wij passende maatregelen om deze verwerking te legitimeren.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. Dit betekent dat wij in ieder geval persoonsgegevens verwerken zolang je bij ons ingeschreven staat en/of een overeenkomst met ons hebt.

Verzoeken om inzage, correctie en verwijdering
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo heb jij het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Ook kun jij bezwaar maken tegen het gebruik van je persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. Jij kunt deze rechten uitoefenen door in te loggen op HeadFirst Select en daar jouw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Ook kun jij contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement. Geef daarbij duidelijk aan om welke gegevensverwerkingen het gaat.

Klachten
Als jij klachten hebt over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kun jij ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30, per e-mail via privacy@headfirst.nl. Wij helpen jou graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kun jij je altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van jou vragen en die wij verder verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij passen daarom van tijd tot tijd ons Privacy Statement aan en raden aan om dit regelmatig te raadplegen.

Update: mei 2018