Privacy statement van HeadFirst Group – Versie 12-03-2024

Over ons
HFBG Holding B.V. (HeadFirst Group, wij, onze, ons) verbindt zelfstandigen, leveranciers van professionals en opdrachtgevers. Zelfstandigen en leveranciers bieden hun expertise via het platform (hierna: het “Platform”), van HeadFirst Group aan, met als uitgangspunt: de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plek voor de juiste periode. Alles van verzekeringen, contracten tot administratieve afhandeling wordt verzorgd via het Platform. Het Platform is een online marktplaats voor tijdelijke capaciteit. Daarmee kunnen derden (hierna: “Opdrachtgevers”) en leveranciers/zelfstandigen elkaar vinden, waarbij de contractering verloopt via HeadFirst Group. Vervolgens kunnen de administratieve handelingen snel en overzichtelijk binnen het Platform worden afgerond.

Onze relatie met jou
Jouw privacy is belangrijk voor ons. In deze verklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens HeadFirst Group verwerkt, hoe HeadFirst Group deze verwerkt en voor welke doeleinden. Lees dit privacy statement en onze Gebruiksvoorwaarden voor het Platform (te vinden op het Platform) zorgvuldig door, omdat ze beide een integraal onderdeel zijn van onze relatie met jou.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens wanneer jij gebruik maakt van onze diensten (intermediaire dienstverlening en/of aanvullende dienstverlening), wanneer jij een van onze websites bezoekt en wanneer je contact met ons opneemt. Bijvoorbeeld, via onze websites kun je contact opnemen via e-mail, informatie aanvragen of met ons chatten. In aanloop op gebruik van de intermediaire dienstverlening is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verwerken wanneer je deze zelf of wanneer jouw werkgever deze invoert in onze systemen. Met die gegevens kunnen biedingen worden gedaan op opdrachten.

1.    Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen voor de gegevensverwerking. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) liggen de meeste verplichtingen op de verwerkingsverantwoordelijke en is deze ook het eerste aanspreekpunt voor jou als betrokkene. Hieronder is een verdeling gemaakt. In vrijwel elk geval kwalificeert HeadFirst Group als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, met uitzonder van de situatie dat jouw werkgever jouw gegevens heeft ingevoerd in ons systeem en jij daarna nooit op een opdracht via HeadFirst Group bent geplaatst.

Er zijn drie varianten denkbaar:

• Ben je zelfstandige? Dan heb je te maken met twee verwerkingsverantwoordelijken van jouw gegevens (de Opdrachtgever en HeadFirst Group).
• Ben je in dienst van een leverancier van een Opdrachtgever? Dan heb je te maken met drie verwerkingsverantwoordelijken (jouw werkgever, HeadFirst Group en de Opdrachtgever).
• Maak jij gebruik van de premium en/of excellent dienstverlening? Dan is de verzekeraar waarvan je het certificaat ontvangt zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft haar dienstverlening.

v  De Opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke

Heb je een privacy gerelateerde vraag en/of verzoek aan de Opdrachtgever? Dan kun je de Opdrachtgever daarvoor direct benaderen. Dat kunt u doen door contact op te nemen met de contactgegevens die je kunt vinden in het privacy statement van de Opdrachtgever.

v  De werkgever als verwerkingsverantwoordelijke

Heb je een verzoek aan jouw werkgever? Dan kun je jouw werkgever daarvoor direct benaderen. Dat kun je doen door contact op te nemen met de contactgegevens die je kunt vinden in het privacy statement van jouw werkgever. Heb je nog geen opdracht vervuld via HeadFirst Group, is er nog geen bieding gedaan en is daar ook geen aanvang mee gemaakt? Dan kan jouw werkgever uw gegevens verwijderen in het Platform via zijn of haar account.

v  De verzekeraar als verwerkingsverantwoordelijke

Heeft u een vraag en/of verzoek aan de verzekeraar? Bij het contracteren ben jij of is jouw werkgever op de hoogte gebracht waar u het privacy statement van de verzekeraar terug te vinden is. Heeft u een vraag en/of verzoek aan de verzekeraar? Dan kunt u de verzekeraar daarvoor direct benaderen. Dat kun je doen door contact op te nemen met de contactgegevens uit het privacy statement van jouw verzekeraar.

v  HeadFirst group als (gezamenlijk) verwerkingsverantwoordelijke

In het kader van de dienstverlening van HeadFirst Group
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer gebruik wordt gemaakt van de dienstverlening (zowel de intermediaire dienstverlening als eventuele aanvullende dienstverlening). HeadFirst Group verleent diensten vanuit meerdere entiteiten, elk 100% onderdeel van hetzelfde concern (HFBG Holding B.V.). Bij HeadFirst Group is sprake van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid. Om ervoor te zorgen dat duidelijk is bij wie je terecht kunt met vragen en klachten, hebben wij een primaire verwerkingsverantwoordelijke aangewezen. Dat is HeadFirst B.V., gevestigd aan de Taurusavenue 18, 2132 LS in Hoofddorp. Je kunt ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30, per e-mail via support@headfirst.nl. Andere entiteiten die onderdeel uitmaken van HeadFirst Group en die als verwerkingsverantwoordelijke jouw persoonsgegevens kunnen verwerken – via het Platform – zijn onder meer maar niet beperkt tot (dochter- en zustervennootschappen van): Associates B.V., Between Staffing B.V., Designated Professionals B.V., Fast Flex B.V., Fast Flex Sourcing B.V., HeadFirst Germany GmbH, HeadFirst IT B.V., HeadFirst Poland sp. z o.o., Jenrick Nederland B.V., Jenrick Payroll Services B.V., Myler B.V., Oyster Coast B.V., Open Technologies B.V., Proud ICT B.V., Proud Payroll B.V., Source Automation B.V., Source Automation BV. (België), Source Automation Luxemburg SA, Source Payroll Services B.V., Sterksen B.V., StarApple B.V. en Yellow Friday B.V. Elk van deze entiteiten is naast onderdeel van deze groep ook contractueel gebonden aan verantwoord omgaan met de gegevens, geheel in lijn met dit privacy statement. Door registratie op het Platform kan jouw profiel door elk van deze entiteiten worden gevonden voor potentiële opdrachten.

In het kader van andere activiteiten, waaronder klantcontact, direct marketing en websitebezoek
Wij verzamelen naast de persoonsgegevens ten behoeve van de intermediaire dienstverlening ook persoonsgegevens voor eigen doeleinden (o.a. klantcontact, direct marketing, websitebezoek, die onder doeleinden worden toegelicht). Omdat wij het doel en de middelen bepalen, kwalificeren wij als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Werknemers van de Opdrachtgever
Wij verwerken ook gegevens van de contactpersonen van de Opdrachtgever. Ten aanzien van deze gegevens kwalificeert HeadFirst Group als verwerkingsverantwoordelijke.

2.    Contactcentrum

Als je vragen of verzoeken hebt met betrekking tot wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt op het Platform, kun je contact opnemen met HeadFirst Group. Twijfel je over welke partij als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeert of waar je heen moet met jouw vraag over een gegevensverwerking door of middels HeadFirst Group? Voor jouw privacy vragen kun je ons telefonisch bereiken op 023-5685630 of per e-mail via privacy@headfirst.nl. Wij staan u graag te woord en helpen u graag met het vinden van een oplossing. Zou dat toch niet lukken, dan kun je je wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap).

3.    Welk type persoonsgegevens worden verwerkt? Met welk doel en welke grondslag?

Wij verwerken verschillende types persoonsgegevens over u, bijvoorbeeld omdat u een profiel heeft aangemaakt op het Platform en een CV heeft geüpload. Wanneer u het Platform gebruikt, worden daarbij verschillende categorieën persoonsgegevens verzameld. Welke gegevens worden verzameld wordt in de eerste plaats bepaald door de wet en is daarnaast afhankelijk van de gekozen extra dienstverlening en de vereisten van de Opdrachtgever aan flexibel personeel.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor één (of meerdere) grondslag(en) aanwezig is (/zijn):

(1) Uitvoeren van de overeenkomst.
Als intermediair vormen wij de contractuele tussenschakel bij de inhuur van flexibel personeel. Wij sluiten en beheren overeenkomsten met professionals, leveranciers en opdrachtgevers op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Naast de persoonsgegevens uit de overeenkomsten zelf, ziet dit ook op de persoonsgegevens die de contracten vereisen. Het is dus ook denkbaar dat wij persoonsgegevens van jou vragen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zodat wij deze tot stand kunnen brengen. Vervolgens is het ook mogelijk dat er enquêtes worden uitgestuurd om onze dienstenverlening te kunnen verbeteren en/of inzichten te (ver)krijgen in (de omstandigheden van het uitvoeren van) de opdrachten bij Opdrachtgevers.

(2) Toestemming.
Wij kunnen jou in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Wij vragen jou bijvoorbeeld toestemming voordat wij bepaalde nieuwsberichten aan jou verzenden. Wanneer jij jouw toestemming hebt gegeven, kun jij jouw toestemming te allen tijde weer intrekken, waarna wij jouw persoonsgegevens niet verder zullen verwerken voor de doeleinden waarop de toestemming ziet. De toestemming is in te trekken door op de knop ‘unsubscribe’ te klikken onder aan het betreffende nieuwsbericht.

(3) Wettelijke verplichting.
Als intermediair zijn wij verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Denk hierbij aan verplichtingen uit hoofde van de Wet allocatie arbeidskrachten door een intermediair (Waadi), de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) of fiscale verplichtingen. Een wettelijke verplichting kan ook meebrengen dat wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met Opdrachtgevers, toezichthouders of andere derden voor verwerking. Wanneer wij daartoe zijn gehouden, delen wij deze gegevens met de betreffende partij.

(4) Gerechtvaardigd belang.
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat de organisatie aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken een gerechtvaardigd belang heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij fiscale aansprakelijkheden willen voorkomen of het risico hierop willen beperken en/of minimaliseren, of wanneer wij fraude willen opsporen en voorkomen, maar ook wanneer wij nieuwe producten/diensten willen promoten die verband hebben met de huidige diensten die HeadFirst Group levert. Wij hebben er daarnaast een gerechtvaardigd belang bij om persoonsgegevens van professionals die zijn opgenomen in het Platform verder te kunnen verwerken om onze dienstverlening uit te kunnen voeren en om de professional te kunnen inzetten op een opdracht. Wij hebben er ook een gerechtvaardigd belang bij om persoonsgegevens te aggregeren en te anonimiseren om marktanalyses te maken zodat wij onze diensten kunnen verbeteren. Een ander denkbaar gerechtvaardigd belang is het verwerken van persoonsgegevens middels kunstmatige intelligentie (binnen de omgeving van HeadFirst Group) door bijvoorbeeld maar niet beperkt tot het transcriberen van gesprekken, het uitvoeren van cross-checks op bepaalde informatie en het geven van adviezen op basis van de beschikbare informatie. Eindbeslissingen worden allemaal genomen door menselijke interventie. Dit heeft allemaal tot doel een verbetering van onze dienstverlening te bewerkstelligen naar de professional en Leveranciers toe. Wij maken altijd een afweging tussen onze belangen en die van de betrokkenen. Wanneer jij hierover meer informatie wil ontvangen, dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onder ‘Contactcentrum’ in dit privacy statement.

A.    Bezoekers van onze websites en/of lezers van onze mailings

Wij maken gebruik van verschillende websites (hierna gezamenlijk de Websites). Wanneer je onze Websites bezoekt, kun jij ons persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld omdat jij ons een e-mail stuurt met een vraag of verzoek, of omdat jij gebruikmaakt van een chatfunctie of een contactformulier op onze Websites. Wij kunnen in dat verband jouw naam, jouw e-mailadres of andere contactgegevens verwerken. Daarnaast verwerken wij overige persoonsgegevens voor zover jij die verstrekt bij jouw vraag of verzoek of in het chatgesprek. Deze persoonsgegevens verzamelen wij, omdat wij, wanneer toepasselijk, de overeenkomst moeten uitvoeren die wij met jou hebben. Als er nog geen overeenkomst tot stand is gekomen (en de vraag bijvoorbeeld ziet op hoe inschrijving bij het Platform werkt), worden deze gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigde belang dat de vraag adequaat kan worden beantwoord.

Wij bieden jou de mogelijkheid om je aan te melden voor onze nieuwsbrieven en andere direct marketing berichten die afkomstig zijn van ons en/of andere entiteiten binnen onze groep. Ook kunnen wij, wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven, berichten sturen over initiatieven van partners met wie wij samenwerken. Jij kunt je te allen tijde eenvoudig afmelden voor de berichten die wij jou sturen, door gebruik te maken van de afmeldlink in de e-mails of door in de omgeving van jouw profiel jouw voorkeuren aan te passen. Wij maken gebruik van gangbare tracking technieken die inzicht geven in het bereik en de effectiviteit van onze direct marketing berichten. Als je een nieuwsbrief of commerciële e-mail van ons opent kunnen wij bijhouden wanneer je deze hebt geopend en op welke onderdelen je geklikt hebt. Wij verwerken daarvoor je e-mail adres, IP-adres, tijdstip van ontvangst, tijdstip van openen en klikgedrag. Het eerste doel daarvan is het jou informeren over dienstverlening van HeadFirst Group en haar partners en over relevante ontwikkelingen in de markt. Het tweede doel daarvan is het verrichten van marketing- en promotieactiviteiten van onze dienstverlening en het meten van effectiviteit daarvan. Op deze manier kunnen wij onze dienstverlening verbeteren en onze informatie en communicatie toespitsen op de relevante doelgroepen. Nieuwsbrieven en andere direct marketing berichten worden verzonden op grond van ‘toestemming’, die op elk moment in te trekken is (door naar het profiel op het Platform te gaan en daar de toestemming ‘uit te vinken’ of door op de knop ‘unsubscribe’ onderaan de e-mail te klikken). Daarnaast worden de gegevens die worden verzameld, geanalyseerd en verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang, zodat de effectiviteit van de marketing- en promotieactiviteiten kan worden gemeten.

B.    Persoonsgegevens gegenereerd door onze Websites

Wij maken gebruik van cookies en soortgelijke technieken op onze Websites en binnen de omgeving van onze apps. Wanneer je de Websites bezoekt worden bepaalde gegevens verwerkt en gegenereerd, zoals je IP-adres, gegevens over je browser, gegevens over surfgedrag, datum en tijd van je bezoek en de manier waarop je door onze websites navigeert. Voor de voorkeurencookies, analytische cookies en marketingcookies wordt toestemming gevraagd. Omdat wij jouw privacy willen waarborgen én de gebruiksvriendelijkheid van het Platform verbeteren, vinden wij het belangrijk dat jij weet hoe en waarom wij cookies gebruiken. Wij raden je aan om de cookie statements op onze Websites te raadplegen. De gegevens worden deels gebaseerd op ‘toestemming’, deels op ‘gerechtvaardigd belang’ om de website en het Platform te laten functioneren.

C.    Gebruikers van het platform

Wanneer u zich inschrijft of ingeschreven wordt op het Platform, worden, opgedeeld in fases ten behoeve van dataminimalisatie, persoonsgegevens van u verzameld. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zelfstandige professionals en werknemers van leveranciers.

v  Zelfstandige professionals en (professionals van) leveranciers die gebruik maken van het platform

Fase 1: Aanmelden als zelfstandige
Wanneer jij je inschrijft als zelfstandig professional op het Platform vragen wij jou de volgende persoonsgegevens in te vullen: voor- en achternaam, geslacht, adres en postcode, e-mailadres, land van herkomst en nationaliteit, (mobiel)telefoonnummer, geboortedatum, de naam van jouw bedrijf, KvK-nummer en wachtwoord. Wij bieden jou tevens de mogelijkheid om een foto te uploaden naar jouw account. Daarnaast kan je aangeven of je gebruik wilt maken van onze aanvullende dienstverlening.

Het doel van deze registratie is het uitvoeren van de Gebruiksvoorwaarden van het Platform. De grondslag is het uitvoeren van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van beide partijen (nl. zicht op de online marktplaats voor u en een actueel bestand voor HeadFirst Group). Daarnaast kan HeadFirst Group controleren of het account op juiste wijze is opgezet.

Fase 1: Aanmelden als leverancier.
Als jij een contactpersoon bent van een leverancier kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: jouw voor- en achternaam, geslacht (tekenbevoegde), naam tekenbevoegde, functie tekenbevoegde, e-mailadres, (mobiel)telefoonnummer, wachtwoord, profielnummer, gegevens over het aanmaken van je leveranciersaccount en de status daarvan en gegevens over contact dat je met ons hebt gehad. Het doel van de registratie hiervan is vastleggen met wie welk contact wordt onderhouden (gerechtvaardigd belang) en het snel en correct kunnen contracteren wanneer een opdracht wordt gegund aan een professional die in dienst is van de leverancier (uitvoering van de overeenkomst).

Fase 2: Completeren profiel als zelfstandige.
Wanneer jij je hebt aangemeld, vragen wij je jouw profiel verder aan te vullen en gegevens te verstrekken die het mogelijk maken om je aan Opdrachtgevers voor te stellen of om te kunnen reageren op opdrachten. Naast de persoonsgegevens die jij hebt verstrekt bij je inschrijving verwerken wij gegevens over jouw account zoals jouw profielnummer. Verder kun jij jouw profiel aanvullen met gegevens over jouw professionele achtergrond, CV (inclusief alle informatie die daarin is opgenomen zoals social media kanalen, opleidingsniveau en of jij eerder bij deze Opdrachtgever opdrachten hebt verricht of hebt gewerkt) en assessment resultaten. Wij verwerken daarnaast gegevens over jouw bedrijf, zoals de naam en het vestigingsadres. Je kunt ook een accountantsverklaring/verklaring nakoming fiscale verplichtingen uploaden en gegevens over jouw belasting toevoegen. Voor de facturatie vragen wij om jouw bankgegevens en jouw btw-nummer. Voor zover dit wettelijk toegestaan of verplicht is, kunnen wij jou om jouw BSN vragen (afhankelijk van de gekozen dienstverlening, bijvoorbeeld wanneer je ook een arbeidsongeschiktheidsverzekering afneemt via HeadFirst Group). Wanneer jij gebruikmaakt van onze aanvullende dienstverlening (Premium of Excellent) vragen wij de gegevens die de verzekeraar ons zal verzoeken te leveren ten behoeve van het afsluiten van een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Pas wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (d.w.z. in aanloop naar een opdracht), controleren wij jouw identiteit aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Wij kunnen voor de identiteitscontrole ook een externe dienstverlener inschakelen die namens ons jouw identiteitsbewijs controleert. Dit gaat op digitale wijze. De dienstverlener verwerkt de persoonsgegevens die op jouw identiteitsbewijs staan, een foto van jou en jouw e-mail adres. Wij verkrijgen de uitkomst van de controle en de datum waarop de controle is uitgevoerd. Wanneer je niet wil dat jouw identiteitsbewijs digitaal wordt gecontroleerd, kun je ervoor kiezen om bij ons op kantoor langs te komen voor de identiteitscontrole. Wij noteren wanneer de controle heeft plaatsgevonden en informatie over het gecontroleerde identiteitsbewijs zoals het type document, land van uitgifte, nummer en geldigheidsduur. Wanneer jij een nationaliteit van een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland hebt of wanneer je de Kroatische nationaliteit hebt, kunnen wij jou vragen om een tewerkstellingsvergunning. Wij kunnen in dat geval een kopie van jouw paspoort en een kopie van de betreffende vergunning opslaan.

Binnen de omgeving van jouw profiel verwerken wij gegevens over jouw opdrachten en afspraken die wij in dit verband met jou hebben gemaakt. Wij kunnen hiervoor gebruik maken van unieke identifiers, zoals een opdrachtnummer. De grondslag is het uitvoeren van de overeenkomst (indien een opdracht aan u wordt gegund) en het gerechtvaardigd belang van beide partijen (nl. de mogelijkheid voor u om zich snel aan te kunnen bieden op een deel van de opdrachten en een actueel bestand voor HeadFirst Group. HeadFirst Group zal immers gegevens als identiteit maar eenmaal hoeven te controleren in geval van opvolgende opdrachten).

De doelen hiervan zijn:

1. Het snel kunnen vergelijken van de beschikbare professionals, zodat de juiste persoon op de juiste plek komt (gerechtvaardigd belang);
2. De juiste match te kunnen verzorgen tussen de opdracht van de Opdrachtgever en de professional die daar het beste bij past (gerechtvaardigd belang);
3. Het snel kunnen presenteren en beschikbaar stellen van professionals aan Opdrachtgevers (gerechtvaardigd belang);
4. Het sluiten van een overeenkomst met de correcte gegevens (datakwaliteit) wanneer een opdracht zich voordoet, zowel richting jou als richting de uiteindelijke opdrachtgever.

Wanneer nog geen opdracht is toegekend en niet is vervuld in het verleden, zijn deze gegevens aan te passen op het Platform. Na toekenning zijn deze gegevens aan te passen en te hergebruiken (voor zover nog actueel) voor toekomstige opdrachten (m.u.v. de gecontroleerde identificerende gegevens).

Fase 2: Aanleveren profiel als leverancier.
Als leverancier kun je een werknemer als professional inschrijven (en als werknemer van een leverancier kun jij worden ingeschreven) op het Platform en via het Platform op (een gedeelte van) de opdrachten aanbieden (of worden aangeboden) aan Opdrachtgevers. De persoonsgegevens van de ingevulde profielen van professionals (of van jou) zullen ook worden verwerkt conform dit privacy statement. De professional (of jij) krijgt een aparte e-mail waarin op dit privacy statement wordt gewezen. Met betrekking tot de professional geldt het volgende. Wanneer de leverancier jou inschrijft als professional op het Platform vragen wij de leverancier de volgende persoonsgegevens in te vullen (vereist): voor- en achternaam, geslacht, adres en postcode, e-mailadres, land van herkomst en nationaliteit, (mobiel)telefoonnummer, geboortedatum. Met betrekking tot het profiel kan worden gekozen voor de volgende drie bewaaropties: Profiel voor bemiddeling door HeadFirst Group; Verwijderen/anonimiseren na 60 dagen; Verwijderen/anonimiseren na 1 jaar. Wij bieden de leverancier tevens de mogelijkheid om een CV (inclusief opleidingsniveau, social media kanalen, of jij eerder bij deze Opdrachtgever opdrachten hebt verricht of hebt gewerkt en andere gegevens) te uploaden en een foto te uploaden. Wij zullen jouw persoonsgegevens verwerken om jouw aanmelding door de leverancier te kunnen faciliteren en jou op te nemen in de database van het Platform. In de eerste plaats hebben wij een wettelijke verplichting (art. 7c lid 2 van de Wet allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs) om jou te identificeren. Ook kunnen wij jouw BSN verwerken. Dit dient volgens de wet voorafgaand aan de voordracht tot bemiddeling te gebeuren. Het kan natuurlijk dat je door jouw werkgever bent ingeschreven in het Platform zonder succesvol aangeboden te zijn op opdrachten. Het is aan jouw werkgever het profiel in dat geval te verwijderen bij bijvoorbeeld uitdiensttreding of een langdurige opdracht elders. Daarvoor kun je contact opnemen met jouw werkgever. Ben je inmiddels uit dienst getreden of heb je te maken met een afwijkende situatie, neemt u dan gerust contact op met de onder het kopje Contactcentrum opgenomen contactgegevens. Wij hebben er ook een gerechtvaardigd belang bij om ervoor te zorgen dat de leverancier die met ons samenwerkt zijn afspraken richting jou kan naleven en ervoor te zorgen dat jij kan worden ingezet op de gewenste opdracht. Wij wegen onze belangen altijd af tegen de privacy belangen van jou als betrokkene. Wanneer jij meer informatie wil over deze belangenafweging, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens onder ‘Contactcentrum’ in dit privacy statement. Daarnaast hebben wij een gerechtvaardigd belang voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, dat is gelegen in het kunnen uitvoeren van onze gebruikelijke dienstverlening, het voldoen aan de afspraken en opdrachten van leveranciers en opdrachtgevers en het kunnen voldoen aan in de markt geldende (kwaliteits) standaarden.

De doelen hiervan zijn:

1. Het snel kunnen vergelijken van de beschikbare professionals, zodat de juiste persoon op de juiste plek komt (gerechtvaardigd belang);
2. De juiste match te kunnen verzorgen tussen de opdracht van de Opdrachtgever en de professional die daar het beste bij past (gerechtvaardigd belang);
3. Het snel kunnen presenteren en beschikbaar stellen van professionals aan Opdrachtgevers (gerechtvaardigd belang);
4. Het sluiten van een overeenkomst met de correcte gegevens (datakwaliteit) wanneer een opdracht zich voordoet, zowel richting de leverancier als richting de uiteindelijke opdrachtgever.

Fase 3: Bij gunning van een opdracht.

Bij de gunning van een opdracht worden de gegevens nogmaals gecontroleerd door onze afdeling contractmanagement. Het Platform bevat een digitale kluis. In de digitale kluis worden gegevens bewaard die dienen te worden aangeleverd wanneer een opdracht is toegekend. De digitale kluis heeft als voordeel dat deze gegevens in de kluis blijven, zodat deze niet opnieuw hoeven te worden upgeload bij een nieuwe opdracht. Wij kunnen hierin persoonsgegevens verwerken die staan vermeld in de documenten die jij hebt geüpload, zoals jouw accountantsverklaring, VOG-aanvraag en verklaring, pre-employment screening, gedragscodes, geheimhoudings- en betrouwbaarheidsverklaringen, accreditaties en diploma’s. Ook kan worden opgeslagen welke talen jij beheerst. In je digitale kluis wordt ook de uitkomst van de identiteitscontrole bewaard en de kopie van jouw paspoort of identiteitskaart en jouw tewerkstellingsvergunning, wanneer wij verplicht zijn om die vast te leggen. Ook kunnen wij het documentnummer van jouw paspoort of identiteitskaart opslaan. De wettelijke regeling waarop beroep wordt gedaan is de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN, artikel 1 sub b.

De doelen hiervan zijn:

1. Het sluiten van een duidelijke overeenkomst met de correcte gegevens (datakwaliteit) wanneer een opdracht is gegund, zowel richting de leverancier en/of zelfstandige als richting de uiteindelijke Opdrachtgever.
2. Het verrichten van contractbeheer, de financiële afhandeling en het berekenen van kosten en uitgaven door HeadFirst Group.
3. Het vastleggen van en het verlenen van dienstverlening door HeadFirst Group aan professionals, Opdrachtgevers en leveranciers (bijvoorbeeld de Premium of Excellent dienstverlening).
4. Het ondersteunen van professionals, Opdrachtgevers en leveranciers bij voldoen aan administratieve verplichtingen, zoals het aanleveren van overeengekomen stukken (bijvoorbeeld een vereiste Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen of een accountantsverklaring) en het sluiten van de overeenkomsten.
5. Het onderhouden van contact, beantwoorden van vragen en verzoeken.
6. Het aanbieden van aanvullende diensten en het verbeteren van de dienstverlening. Wij kunnen persoonsgegevens die betrekking hebben op opdrachten waarop jij bent ingezet verwerken om analyses te maken en inzicht te krijgen in de markt voor zelfstandig professionals om onze diensten beter te kunnen afstemmen op vraag (Opdrachtgevers) en aanbod (zelfstandig professionals).
7. Het naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten.
8. Het afhandelen van claims en klachten.
9. Het naleven van juridische uitspraken en bevelen en beantwoorden aan verzoeken van overheden.
10. Het naleven van fiscale verplichtingen die op ons of onze leveranciers/opdrachtgevers rusten en het beperken van (keten)aansprakelijkheid.
11. Nakoming van onze gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten verzekeren.
12. Het beschermen van onze activiteiten, onze rechten, veiligheid en eigendommen.

v  Opdrachtgevers die gebruik maken van het platform

Wanneer Opdrachtgevers, die opdrachten willen (laten) plaatsen op het Platform, zich (laten) registreren op het Platform, worden daarbij ook persoonsgegevens verwerkt van de werknemers van Opdrachtgevers (in geval van goedkeuringen/additionele afspraken. Als jij een contactpersoon bent van een Opdrachtgever, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken: je e-mailadres, jouw (mobiele) telefoonnummer, wachtwoord (in geval van een account op het Platform), profielnummer en gegevens over het contact dat je met ons hebt gehad. Daarbij heeft HeadFirst Group een gerechtvaardigd belang (het zorgvuldig kunnen vastleggen van benodigde informatie). Daarnaast dienen deze gegevens ter uitvoering van de overeenkomst. Ook heeft HeadFirst Group richting de eigen accountant en belastingdienst een verantwoordingsplicht in de zin van de administratieverplichting uit art. 2:10 BW.

Wilt u een verzoek indienen ten aanzien van uw gegevens? Neem dan gerust contact op met de contactgegevens onder punt 2. Contactcentrum.

v  In het kader van een Pre-employment-screening

Voor sommige opdrachten voeren wij een pre-employment-screening uit. Dit doen wij omdat de Opdrachtgever ons dit vraagt, bijvoorbeeld wanneer dit op grond van wetgeving noodzakelijk is (denk aan de Wet financieel toezicht, Wft) of omdat dit voortvloeit uit de aard van de opdracht. Waar nodig informeren wij jou dat voor de opdracht waarvoor jij (of de werknemer van een leverancier) in aanmerking komt een screening onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure en lichten wij toe hoe wij of een door ons ingeschakelde derde de screening zullen uitvoeren.

Als een Opdrachtgever aangeeft dat een screening gewenst of vereist is, controleren wij altijd wat de aard is van de opdracht, op welke wijze de screening moet worden uitgevoerd en wat de gerechtvaardigde belangen zijn van de Opdrachtgever. Wij maken een afweging tussen de belangen van de Opdrachtgever en jouw privacy belangen. Alleen wanneer jouw privacy belangen daaraan niet in de weg staan, gaan wij over tot het uitvoeren van een screening.

Wanneer wij een screening uitvoeren, verwerken wij gegevens over jouw geschiktheid, betrouwbaarheid en integriteit die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht. De zwaarte van de screening hangt af van de opdracht, de eisen van de Opdrachtgever en de eisen en verplichtingen van de wet, ook als die eisen en verplichtingen rusten op de Opdrachtgever. Wij kunnen in ieder geval de door jou of door de leverancier ingevulde gegevens controleren in het kader van de screening. Daarnaast kunnen wij, afhankelijk van de aard van de screening, informatie verwerken van referenties, ex-werkgevers/opdrachtgevers, antecedenten, gegevens over eerder functioneren, schorsing of ontslag, een verklaring omtrent het gedrag (VOG) of een verklaring van geen bezwaar (VGB) en een overzicht van nevenfuncties verwerken.

Afhankelijk van de aard van de screening verstrekken wij persoonsgegevens van jou aan de Opdrachtgever. Wij kunnen jou vragen om een screeningsformulier van de Opdrachtgever in te vullen. De op het formulier ingevulde informatie wordt alleen verwerkt ten behoeve van de inzet bij de opdrachtgever die op het formulier staat vermeld en wordt met deze Opdrachtgever gedeeld, tenzij anders afgesproken. Het is ook denkbaar dat wij een screening uitvoeren waarbij we alleen doorgeven of jij met een positief resultaat de screening hebt afgerond. In dat geval delen wij geen verdere gegevens met de Opdrachtgever. Het is afhankelijk van de opdracht wat wij delen. Als je daar vragen over hebt kun je contact opnemen met de contactpersoon die hoort bij de opdracht.

4.    Waarom worden jouw persoonsgegevens verwerkt (Doeleinden)?

Naast de bovenstaande doeleinden kunnen de persoonsgegevens verwerkt voor de volgende doeleinden, voor zover van toepassing:

Administratie

• HeadFirst Group heeft richting de eigen accountant en de belastingdienst een verantwoordingsplicht en administratieverplichting in de zin van art. 2:10 BW. Daaronder valt ook het verrichten en administreren van te sluiten en gesloten overeenkomsten, alle afspraken en alle betalingshandelingen in navolging van gesloten overeenkomsten (wettelijke verplichting). Ook alle stukken horende bij een overeenkomst vormen onderdeel van de verplichte administratie.
• HeadFirst Group dient op grond van art. 7c Waadi een (beoogd) arbeidskracht te identificeren (wettelijke verplichting).

Dienstverlening

• De (kern van de) dienstverlening van HeadFirst Group (het vinden, presenteren en contracteren van de juiste matches voor Opdrachtgevers en vice versa) begint bij het faciliteren van het Platform en het toegankelijk maken van de online marktplaats die daaraan is verbonden. Daarbij faciliteert HeadFirst Group dat de zelfstandige of de leverancier een profiel kan aanmaken. De zelfstandige kan met dat profiel onmiddellijk de marktplaats (deels) op. De leverancier kan met dat profiel ook onmiddellijk de marktplaats (deels) op en kan op grond van wat hij daar kan vinden een profiel uploaden. Het doel van het verwerken van deze persoonsgegevens is dat HeadFirst Group diens diensten kan aanbieden en dat de zelfstandige/leverancier/Opdrachtgever daar gebruik van kan maken (gerechtvaardigd belang).
• De juiste matches snel te kunnen vergelijken, presenteren en beschikbaar stellen op een opdracht van de Opdrachtgever (gerechtvaardigd belang).
• Het kunnen bieden van accountmanagement en afhandeling van vragen, verzoeken, claims en klachten van de professionals, Opdrachtgevers en leveranciers (gerechtvaardigd belang en, voor zover van toepassing, uitvoering van de overeenkomst).
• Voor HeadFirst Group is datakwaliteit van belang (zowel voor diens Opdrachtgevers, als correcte contractering), waardoor onderdeel van de dienstverlening controle van het account is. Zeker bij een concrete aanbieding verricht HeadFirst Group een check op volledigheid. Het doel daarvan is het sluiten van een overeenkomst met de correcte gegevens (datakwaliteit) wanneer een opdracht zich voordoet. Het verrichten en administreren van alle handelingen, afspraken en overeenkomsten samenhangend met de contractering is daar onderdeel van (gerechtvaardigd belang).
• Het verrichten van contractbeheer, de financiële afhandeling en het berekenen van kosten en uitgaven door HeadFirst Group (uitvoering van de overeenkomst).
• Het vastleggen van en het verlenen van dienstverlening door HeadFirst Group aan professionals, Opdrachtgevers en leveranciers (bijvoorbeeld de Premium of Excellent dienstverlening) (uitvoering van de overeenkomst).
• Het ondersteunen van professionals, Opdrachtgevers en leveranciers bij voldoen aan administratieve verplichtingen, zoals het aanleveren van overeengekomen stukken (bijvoorbeeld een vereiste Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen of een accountantsverklaring) en het sluiten van de overeenkomsten (uitvoering van een overeenkomst)
• Het aanbieden van aanvullende diensten en het verbeteren van de dienstverlening. Wij kunnen persoonsgegevens die betrekking hebben op opdrachten waarop jij bent ingezet verwerken om analyses te maken en inzicht te krijgen in de markt voor zelfstandig professionals om onze diensten beter te kunnen afstemmen op vraag (Opdrachtgevers) en aanbod (zelfstandig professionals) (gerechtvaardigd belang en uitvoering van een overeenkomst, indien die wordt gesloten).
• Nakoming van onze Gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten verzekeren (uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang).
• Het beschermen van onze activiteiten, onze rechten, veiligheid en eigendommen (gerechtvaardigd belang).
• De verplichtingen jegens de Opdrachtgever na te komen, bijvoorbeeld door het verrichten van een pre-employment-screening (uitvoering van de overeenkomst).

Marketing

• Informeren over dienstverlening van HeadFirst Group en haar partners en relevante ontwikkelingen in de markt (toestemming).
• Marketing en promotie van onze dienstverlening en het meten van effectiviteit daarvan (nieuwsbrieven) (toestemming en gerechtvaardigd belang).
• Verzamelen van beoordelingen via Ratecard.io (privacy statement beschikbaar via ratecard.io).

Compliance en veiligheid

• Het naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen, registreren en bestrijden van fraude en illegale activiteiten (wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang)
• Het naleven van juridische uitspraken en bevelen en beantwoorden aan verzoeken van overheden (gerechtvaardigd belang).
• Het naleven van fiscale verplichtingen die op ons of onze leveranciers/opdrachtgevers rusten en het beperken van (keten)aansprakelijkheid (gerechtvaardigd belang en een wettelijke verplichting, te vinden in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN, artikel 1 sub b).
• Interne controle en beveiliging. Om mogelijke inbreuken op onze beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken (gerechtvaardigd belang).

5.    Wat maakt verwerkingen op grond van de wet rechtmatig?

Enkele van onze verwerkingen zijn gebaseerd op de grondslag dat wij verplicht zijn jouw gegevens te verwerken op grond van de wet. Daarbij komt dat wij actief (door bijvoorbeeld de gegevensverzameling op het Platform te minimaliseren tot hetgeen in fases noodzakelijk is) de hoeveelheid gegevens beperken. Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen ongewenste wijziging, verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging (ISO27001). Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

6.    Verwerken wij gegevens buiten de EER?

Nee, wij verwerken jouw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers die in Europa staan en onze groepsmaatschappijen zijn gevestigd binnen de EER. Omdat wij gebruik kunnen maken van verwerkers die hun hoofdvestiging buiten de EER hebben, valt niet uit te sluiten dat wij direct of indirect persoonsgegevens delen met organisaties buiten de EER. Voor zover dit het geval is, nemen wij passende maatregelen om deze verwerking te legitimeren, waaronder het sluiten van een doorgifteovereenkomst op basis van door de Europese Commissie goed gekeurde standaard contractsbepalingen (SCC’s). Indien vereist, nemen wij daarbij aanvullende maatregelen om er zeker van te zijn dat er een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Wanneer je meer wil weten over het doorgeven van persoonsgegevens en de wijze waarop dit is gelegitimeerd, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit privacy statement.

7.    Hoe lang bewaren we uw persoonlijke data?

De gegevens op het Platform
Zolang de zelfstandige of leverancier een contractuele relatie met HeadFirst Group heeft, inclusief gebruik maakt van het Platform zal HeadFirst Group de persoonsgegevens bewaren. Nadat deze relatie is beëindigd (d.w.z. dat de leverancier of zelfstandige zich heeft uitgeschreven en het profiel heeft verwijderd), kan HeadFirst Group de persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaren tenzij langer bewaren vereist is bijvoorbeeld ten behoeve van fiscale verplichtingen of civielrechtelijke vorderingen. De zelfstandige en/of leverancier kan zelf zijn profiel en een profiel van een werknemer van de leverancier ten allen tijde verwijderen via het Platform. Het profiel kan niet (geheel) worden verwijderd indien er alleen overeenkomsten zijn met een leeftijd van tussen de nul en zeven jaar en/of er nog lopende en/of toekomstige overeenkomsten of biedingen zijn.

HeadFirst Group hanteert verder de volgende vuistregels:

• Wij bewaren zakelijke overeenkomsten en de correspondentie daarover voor de duur van zeven jaar na het einde van de contractuele relatie, tenzij hierover nog geschillen of procedures lopen.
• Wij bewaren persoonsgegevens ten aanzien van de verificatie van jouw identiteit gedurende zeven jaar na het einde van onze zakelijke relatie.
• Wij bewaren inschrijfgegevens voor de nieuwsbrieven tot dat je je hiervoor hebt uitgeschreven, met een maximum van twee jaar na het einde van onze zakelijke relatie.
• Altijd zal er worden afgewogen of het (langer) verwerken van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Indien dat niet het geval is, zullen de desbetreffende persoonsgegevens worden verwijderd.
• Wij bewaren klachten, correspondentie over geschillen en rapportages over incidenten gedurende zeven jaar nadat ze volledig zijn afgehandeld. Wij bewaren documenten ten aanzien van payrolling en salarisadministratie gedurende zeven jaar.

Voor de bewaartermijnen van cookies verwijzen wij jou naar onze Cookie Statements op de Websites.

8.    Welke rechten heeft u?

Onder de privacywetgeving beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en de verwerking ervan. Je kunt je rechten inroepen door contact op te nemen met ons via de contactgegevens in dit privacy statement onder ‘Wie zijn de verwerkingsverantwoordelijken’. Wij zullen jouw verzoek beoordelen en hieraan binnen een maand voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben om aan jouw verzoek tegemoet te komen, zullen wij jou binnen een maand laten weten dat wij nog eens twee maanden nodig zullen hebben. Wij kunnen jou naar aanleiding van jouw verzoek aanvullende vragen stellen om jouw identiteit vast te stellen of om je te vragen je verzoek te specificeren.

Recht van inzage
Je hebt het recht om van ons te horen of wij jouw persoonsgegevens verwerken. Wanneer dat het geval is, heb je het recht om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens te ontvangen. Als jij een leverancier of zelfstandig professional bent, kun je jouw persoonsgegevens op eenvoudige en overzichtelijke wijze raadplegen door in te loggen in het Platform. Wil je een vollediger overzicht, of meer informatie over de gegevensverwerking, dan kun je een inzageverzoek aan ons richten.

Recht op rectificatie
Je hebt het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. Je kunt ook je persoonsgegevens aanvullen. Als je als zelfstandig professional toegang hebt tot het Platform, kun je hier je persoonsgegevens aanvullen of wijzigen. Heb je geen toegang tot het Platform? Richt je dan tot de partij die jouw gegevens heeft ingevoerd. Biedt dat geen oplossing? Neem dan contact op met de gegevens onder nr. 2 van deze privacy statement.

Recht om vergeten te worden
Je hebt onder omstandigheden het recht op gegevenswissing. Op jouw verzoek verwijderen wij jouw persoonsgegevens wanneer de verwerking daarvan niet langer noodzakelijk is. Als je als (zelfstandig) professional toegang hebt tot het Platform kun je hierin persoonsgegevens wissen.

Recht op beperking
In sommige gevallen heb je het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer je meent dat jouw persoonsgegevens niet juist zijn. Als wij jouw verzoek om beperking honoreren, mogen wij gedurende de termijn van de beperking jouw persoonsgegevens niet langer verwerken.

Recht op dataportabiliteit
Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en je hebt het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of op een overeenkomst.

Recht van bezwaar
Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van HeadFirst Group. HeadFirst Group zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij kunnen aantonen dat er gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.