Een nieuwe inhuurpartner aanhaken is een kans én een risico. Aan de ene kant biedt het ruimte voor vernieuwing, standaardisatie en betere grip op je inhuur. Aan de andere kant wil je geen moment zonder de juiste professionals zitten. De sleutel tot succes? Een strak georganiseerde implementatie en migratie.
In de praktijk blijkt dat veel organisaties worstelen met de overgang naar een nieuwe intermediair of MSP. Contracten moeten worden overgezet, leveranciers geïnformeerd, systemen ingericht en processen afgestemd. Zonder goede voorbereiding kan dit leiden tot vertraging, onduidelijkheid en zelfs verlies van talent. Gelukkig hoeft dat niet zo te zijn.
Fasegericht werken: van voorbereiding tot nazorg
Een succesvolle implementatie begint niet op de dag van de gunning, maar al daarvoor. Door in de opstartfase alvast interne processen te analyseren, betrokkenen te informeren en een conceptplan op te stellen, leg je een stevige basis. Vervolgens verloopt de implementatie in duidelijke fasen:
- Ontwikkelingsfase – In deze fase worden processen ontworpen, systemen ingericht en communicatieplannen opgesteld. Denk aan het afstemmen van rollen, het inrichten van dashboards en het voorbereiden van de migratie.
- Onboardingfase – Hier worden leveranciers en professionals geïnformeerd, werkinstructies opgesteld en interne stakeholders meegenomen in de nieuwe werkwijze. Workshops, informatiesessies en duidelijke documentatie zorgen voor draagvlak en begrip.
- Go-live en nazorg – De dienstverlening gaat live, maar de begeleiding stopt niet. Door monitoring, feedbackloops en aanwezigheid op locatie wordt de overgang soepel begeleid. Eventuele knelpunten worden snel gesignaleerd en opgelost.
Migratie zonder ruis
Een van de grootste uitdagingen is het migreren van bestaande contracten. Zeker bij grote organisaties kunnen dit er honderden zijn. Een slimme aanpak is om deze te verdelen in twee lijnen: een eerste lijn met eenvoudig te migreren contracten en een tweede lijn met complexere dossiers (bijvoorbeeld vanwege DBA-risico’s of afwijkende voorwaarden).
Door extra capaciteit vrij te maken op contractmanagement en te werken met een migratiedashboard, houd je grip op de voortgang. Elke stap – van dataverzameling tot validatie en ondertekening – wordt gemonitord en afgestemd met de opdrachtgever. Zo voorkom je verrassingen en waarborg je continuïteit.
Heldere communicatie = halve werk
Een implementatie staat of valt met communicatie. Zowel intern als extern. Leveranciers en zzp’ers moeten weten wat er verandert, wat er van hen verwacht wordt en waar ze terecht kunnen met vragen. Door te werken met communicatiematrixen, templates en Q&A’s, zorg je voor eenduidigheid. En door persoonlijke begeleiding te bieden – bijvoorbeeld via partnermanagers of fieldmanagers – bouw je aan vertrouwen en betrokkenheid.
Compliance vanaf dag één
Een nieuwe samenwerking is hét moment om compliance te borgen. Denk aan het actualiseren van contractvoorwaarden, het toetsen van DBA-risico’s en het inrichten van ketenverklaringen. Door dit integraal onderdeel te maken van de implementatie, voorkom je juridische risico’s en leg je een solide basis voor de toekomst.
Maak het jezelf makkelijk met een ervaren partner
Een goed georganiseerde implementatie en migratie zijn geen bijzaak, maar essentieel voor een succesvolle samenwerking met je inhuurpartner. Door te werken met duidelijke fases, voldoende capaciteit, slimme tooling en heldere communicatie, zorg je voor een vliegende start – zonder concessies aan kwaliteit, snelheid of compliance.
En het mooie is: een ervaren intermediair of MSP kan dit volledige traject voor je uit handen nemen. Van voorbereiding tot go-live en nazorg, zij zorgen dat de overgang soepel verloopt, risico’s worden beperkt en continuïteit gewaarborgd blijft. Zo kun jij je focussen op de inhoud, terwijl de implementatie professioneel en zorgeloos wordt uitgevoerd.
Bekijk ook
Ketentransparantie: de stille kracht achter eerlijke inhuur
Externe inhuur vraagt om ketentransparantie en het voorkomen van margestapeling.
Zo word je een opdrachtgever van voorkeur in een krappe arbeidsmarkt
Profileren met arbeidsmarktcommunicatie en relatiemanagement om talent aan te trekken en te binden.
Transparantie als sleutel tot eerlijke tarieven in de inhuurmarkt
Transparantie en data zorgen voor eerlijke, marktconforme tarieven zonder in te leveren op kwaliteit of snelheid.