Het starten van een nieuwe raamovereenkomst voor externe inhuur is een cruciaal moment voor zowel opdrachtgever als intermediair. Voor HeadFirst betekent dit het leggen van een stevig fundament waarop de samenwerking kan groeien. Een zorgvuldige implementatie zorgt niet alleen voor vertrouwen en continuïteit, maar ook voor een vliegende start van de dienstverlening. Met een gestructureerde aanpak van begin tot eind creëren we een basis voor succes.
Een multidisciplinair team als fundament
Bij HeadFirst begint een goede implementatie met een ervaren en goed samengesteld team. Dit team bestaat uit een implementatiemanager, procesmanager, recruiter, contractmanager en leveranciersmanager, aangevuld met experts op het gebied van finance, juridische zaken, communicatie en SROI. Door duidelijke rolverdeling en vaste vervangers borgt HeadFirst continuïteit, zelfs bij afwezigheid. Zo ontstaat vanaf het begin helderheid en efficiëntie.
Fasering: van voorbereiding tot nazorg
HeadFirst werkt met een gestructureerd proces in vijf fasen om een soepele overgang te waarborgen:
- Initiatiefase – Opstellen van het plan van aanpak, analyseren van bestaande processen en voorbereiden van conceptdocumenten.
- Ontwerpfase – Afstemmen van processen, communicatie en rapportages met de opdrachtgever.
- Ontwikkelfase – Inrichten van systemen, dashboards en werkinstructies.
- Onboardingsfase – Informeren en trainen van stakeholders, leveranciers en professionals.
- Nazorgfase – Monitoren van dienstverlening, gebruikerservaring en bijsturen waar nodig.
Deze fasering helpt om stap voor stap overzicht te houden en draagt bij aan een succesvolle start.
Migratie van lopende contracten
Bij een nieuwe overeenkomst gaat het vaak om het overnemen van bestaande contracten. HeadFirst begeleidt dit proces met zorgvuldige afstemming tussen opdrachtgever, intermediair en professionals. Heldere communicatie, persoonlijke begeleiding en juridische toetsing - bijvoorbeeld op basis van de Wet DBA - zorgen ervoor dat verloop wordt voorkomen en compliance wordt geborgd. Zo blijft de continuïteit gewaarborgd en ontstaat er een solide basis voor de samenwerking.
Risicobeheersing als integraal onderdeel
Elke implementatie kent risico’s. Drie veelvoorkomende uitdagingen zijn:
- Veronderstelde kennis – betrokkenen denken dat er weinig verandert, waardoor betrokkenheid afneemt.
- Onverwachte contractwijzigingen – leveranciers of zzp’ers haken af door nieuwe voorwaarden.
- Schijnzelfstandigheid – langdurige inzet zonder wijziging in werkzaamheden.
HeadFirst beperkt deze risico’s door workshops, persoonlijke gesprekken, juridische consults en een transparante aanpak. Zo blijft het proces veilig, duidelijk en compliant.
Samenwerking en communicatie
Goede samenwerking en communicatie zijn cruciaal. HeadFirst zet vaste overlegmomenten in, zoals inchecksessies, roadshows en workshops. Dit creëert een ritme waarin voortgang en knelpunten snel besproken worden. Met een communicatiematrix worden verwachtingen en verantwoordelijkheden helder, wat zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking.
Een nieuwe raamovereenkomst vraagt om een zorgvuldige implementatie. HeadFirst investeert in structuur, communicatie en begeleiding om een solide basis voor een succesvolle samenwerking te creëren. Zo wordt externe inhuur niet alleen goed geregeld, maar ook duurzaam geborgd.
