Wanneer een vacature moeilijk invulbaar blijkt, wijzen organisaties vaak naar de arbeidsmarkt. Er zijn te weinig kandidaten beschikbaar, de concurrentie is groot of de gevraagde expertise blijkt schaars. Dat zijn reële uitdagingen. Toch begint het probleem opvallend vaak veel eerder. De meeste organisaties besteden veel tijd aan het beoordelen van kandidaten, maar relatief weinig aandacht aan het scherp krijgen van de daadwerkelijke behoefte. Daardoor ontstaat een situatie waarin er druk wordt gezocht naar iemand die misschien nooit nodig was geweest in de vorm waarin de vacature oorspronkelijk werd opgesteld. Een goede vacature begint daarom niet met een functieprofiel. Een goede vacature begint met een gesprek.

Veel vacatures zijn gebaseerd op het verleden

Wanneer een functie vrijkomt, is de reflex vaak voorspelbaar. Het oude functieprofiel wordt erbij gepakt, hier en daar geactualiseerd en vervolgens opnieuw gepubliceerd. Dat lijkt efficiënt, maar gaat uit van een belangrijke aanname: dat de behoefte van vandaag hetzelfde is als die van gisteren. En juist daar wringt het vaak. Organisaties veranderen voortdurend. Teams krijgen andere verantwoordelijkheden, technologie verandert werkzaamheden en projecten stellen nieuwe eisen aan medewerkers. Toch blijven functieprofielen vaak jarenlang vrijwel ongewijzigd. Daardoor ontstaat regelmatig een vacature waarin vooral staat wie iemand moet vervangen, terwijl veel minder aandacht wordt besteed aan de vraag welk probleem opgelost moet worden. Dat verschil lijkt klein, maar is in de praktijk enorm.

Achter iedere vacature schuilt een ander vraagstuk

Een manager vraagt bijvoorbeeld om een ervaren projectmanager. De eerste reactie is dan vaak om op zoek te gaan naar precies dat profiel. Maar tijdens een verdiepend gesprek blijkt soms dat het werk vooral draait om stakeholdermanagement. Of om verandering binnen een team. Of om het aanbrengen van structuur in een complex project. In dat geval is de functietitel minder belangrijk dan de onderliggende behoefte. Hetzelfde geldt voor ervaringsjaren. Organisaties vragen regelmatig om tien jaar ervaring, terwijl vijf jaar relevante ervaring en de juiste vaardigheden minstens zo waardevol kunnen zijn. Soms wordt gezocht naar een specialist, terwijl een generalist met het juiste leervermogen beter past bij de toekomstige richting van de organisatie. Juist daarom zijn de meest succesvolle vacatures vaak niet de vacatures die het snelst worden opgesteld, maar de vacatures waarbij eerst de tijd wordt genomen om de vraag achter de vraag te onderzoeken.

een bellende werknemer

De perfecte kandidaat bestaat meestal niet

Een ander gevolg van onvoldoende vraagverheldering is het ontstaan van de zogenoemde 'wenslijstvacature'. Vrijwel iedereen herkent ze. Vacatures met een lange lijst aan eisen, certificeringen, opleidingen, systemen en ervaringsniveaus. Alsof organisaties proberen om drie functies in één profiel samen te voegen. Dat gebeurt vaak met de beste intenties. Niemand wil concessies doen aan kwaliteit. Maar in een arbeidsmarkt waarin schaarse professionals keuze hebben, werkt deze aanpak regelmatig averechts. Niet alleen omdat het aantal potentiële kandidaten kleiner wordt, ook omdat organisaties daarmee vasthouden aan een theoretisch ideaalbeeld dat in de praktijk nauwelijks bestaat. Succesvolle organisaties kijken daarom steeds vaker naar wat écht essentieel is. Welke vaardigheden zijn onmisbaar? Welke kennis kan worden ontwikkeld? En waar is ruimte voor potentieel? Dat leidt vaak tot een bredere én relevantere groep kandidaten.

Een betere vacature leidt tot betere gesprekken

De kwaliteit van een selectieproces wordt vaak gekoppeld aan de gesprekken die met kandidaten worden gevoerd. Terecht, maar eigenlijk begint kwaliteit al veel eerder. Wanneer een vacature helder is, weten kandidaten beter waar zij op reageren. Recruiters kunnen gerichter zoeken. Leveranciers begrijpen welke expertise daadwerkelijk gevraagd wordt. En managers beoordelen kandidaten vanuit dezelfde verwachtingen. Dat voorkomt misverstanden, verkeerde aannames en discussies achteraf. Bovendien ontstaat er ruimte om verder te kijken dan een cv alleen. Wanneer duidelijk is welk vraagstuk opgelost moet worden, wordt het makkelijker om talent te herkennen dat misschien niet volledig voldoet aan alle formele eisen, maar wel de juiste vaardigheden en potentie bezit.

In een krappe arbeidsmarkt wordt de vraag belangrijker

Juist nu talent schaars blijft, groeit het belang van een scherpe behoeftebepaling. Veel organisaties richten hun aandacht begrijpelijkerwijs op sourcing, employer branding of arbeidsmarktcommunicatie. Belangrijke instrumenten, maar ze lossen slechts een deel van het probleem op. De kwaliteit van de vraag blijft minstens zo belangrijk. Want hoe beter organisaties begrijpen wat zij nodig hebben, hoe groter de kans dat zij het juiste talent herkennen wanneer het voorbijkomt. Dat vraagt soms om een stap terug voordat er een stap vooruit wordt gezet. Om minder focus op de vacature en meer aandacht voor het gesprek dat eraan voorafgaat. Misschien is dat wel de meest onderschatte stap in talentselectie. Want uiteindelijk bepaalt de kwaliteit van de vraag vaak de kwaliteit van het antwoord. En daarmee ook de kwaliteit van de match.