MSP: wat kost het vs. wat levert het je op?

Wat levert het op? 

De opbrengsten van een MSP zijn lastiger in concrete cijfers te vangen, maar ze zijn er zeker. Denk aan: 

• Tijdwinst 
  Een MSP neemt administratief werk uit handen. Geen losse contracten, geen facturen in 7 Excel-bestanden, geen eindeloze afstemming met leveranciers. Dat scheelt uren, en tijd = geld. Bij HeadFirst is procesoptimalisatie een kernonderdeel van de dienstverlening. Met slimme automatisering en integraties verlagen we de administratieve lasten aanzienlijk.
• Kostenbesparing 
  Door centrale inkoop krijg je betere tarieven. Je betaalt niet te veel, vermijdt dubbele afspraken en krijgt inzicht in marges. Organisaties die met HeadFirst samenwerken profiteren daarnaast van benchmarkingtools. Deze helpen bij het onderbouwen van tarieven en het zichtbaar maken van besparingspotentieel.
• Risicobeperking 
  Een MSP bewaakt wet- en regelgeving, controleert contracten en houdt toezicht op compliance. Dit voorkomt fouten, discussies en boetes achteraf. Bij HeadFirst wordt hier veel aandacht aan besteed met gespecialiseerde teams en certificeringen zoals ISO 27001, NEN 4400 en B Corp. Zo weet je zeker dat compliance een vast onderdeel van de werkwijze vormt.
• Beter inzicht 
  Je krijgt grip op wie er werkt, waar en tegen welke voorwaarden. Datarapportages maken prestaties en trends inzichtelijk. Dat helpt bij het nemen van onderbouwde en snellere beslissingen. Dankzij tools als PowerBI en het eigen FMS Striive en VMSProUnity , geeft HeadFirst opdrachtgevers continu toegang tot actuele data over inhuur. 

Een rekenvoorbeeld 

Stel je voor: jouw organisatie werkt met zo’n 120 externen. Gemiddeld draaien ze elk 1.600 uur per jaar. Alles bij elkaar betaal je dan rond de €17,6 miljoen. Best een flink bedrag, toch?  
 
Nu stap je over op een MSP. Wat verandert er? 

• Leveranciers rekenen gemiddeld 5% minder, dankzij inkoopkracht.
• Slimmere planning scheelt 3% aan uren.
• Daar komen de MSP-fee (2,5%) en een platformfee van €0,50 per uur bovenop. * 

Als je dit optelt en aftrekt, kom je uit op zo’n €17,16 miljoen. Dat betekent dat je bijna een half miljoen per jaar bespaart. En dat terwijl je óók meer grip en overzicht krijgt. 
 
Een MSP-fee van 2,5% en een platformfee van €0,50 per uur lijken op het eerste gezicht marktconform. Toch vraagt de iedere situatie om zorgvuldige afwegingen. De druk op marges is groot. Aanbestedingen worden soms zelfs onder de kostprijs ingediend, wat gevolgen heeft voor de kwaliteit en innovatie. 

Om die reden moeten fees meer zijn dan alleen een scherp tarief. Houd in de gaten dat alle onderdelen de dienstverlening dekken: sourcing, compliance, technologie, leveranciersmanagement, rapportages en verdere ontwikkeling. Alleen dan blijft de keten gezond en toekomstbestendig. 

*Cijfers zijn fictief. 

Wanneer loont het? 

Een MSP loont vooral als: 

• je met veel leveranciers tegelijk werkt. 
• je tijdelijk of projectmatig inhuurt. 
• je geen centraal systeem hebt voor contracten of facturatie. 
• je wilt sturen op data en prestaties. 

Voor kleinere organisaties of wie maar een paar keer per jaar inhuurt, is een MSP vaak te zwaar. Dan is het slimmer om te starten met het verbeteren van processen of het inzetten van een VMS (Vendor Management Systeem) zonder extra schakel. Voor grotere en internationaal opererende organisaties, zoals veel HeadFirst klanten, is een MSP juist en strategische partner om grip, snelheid en groei te realiseren. 

Wat kun je zelf doen? 

Voordat je met een MSP werkt, is het goed om eerst je huidige kosten en processen in kaart te brengen. Stel vragen als: 

• Hoeveel externe krachten werken er nu? 
• Wat betaal je aan leveranciers? 
• Hoeveel tijd kost het om een opdracht uit te zetten? 
• Hoe vaak ontstaan er fouten of discussies? 

Dit helpt om een eerlijk beeld te krijgen van waar je winst kunt behalen. Zo zie je snel of een MSP een slimme keuze is, of dat je eerst intern nog kan verbeteren. 
 
Niet alles is in geld uit te drukken 
Sommige voordelen zijn lastig te meten. Denk aan rust bij teams, snellere onboarding, of minder frustratie op de werkvloer over onduidelijke afspraken. Ook dat telt mee. 
 
Digitalisering en professionalisering van inhuur zijn geen luxe meer, maar een manier om wendbaar te blijven. Zeker in een bewegende arbeidsmarkt telt elke dag, elk talent en elk proces. 

Ben je benieuwd wat een MSP als HeadFirst voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee.