Projectleider projectmanagementsysteem

ArtEZ University of the Arts is de thuisbasis voor een diverse, internationale gemeenschap van studenten, docenten en onderzoekers die bij ons de ruimte vinden voor artistieke, intellectuele en persoonlijke groei. Kunst bindt ons. Kunst zet aan tot vernieuwende ideeën en alternatieve denkwijzen. Ons motto is: kunst verandert. Art changes. Met inspirerend kunstonderwijs op hbo bachelor- en masterniveau en toonaangevend artistiek onderzoek creëert ArtEZ de plek waar je een verschil kunt maken, in de kunst én in de samenleving. ArtEZ heeft circa 3.000 studenten en 900 docenten en andere medewerkers en heeft locaties in Arnhem, Enschede en Zwolle.

De opdracht met jouw verantwoordelijkheden
ArtEZ is op zoek naar een ervaren projectleider voor de selectie en implementatie van een nieuw projectmanagementsysteem. De projectleider zal een projectteam opzetten waarin vertegenwoordigers van diverse afdelingen, zoals Onderzoek & Valorisatie, Financieel Economische Zaken, Control & Advies, HR, en ICT, samenwerken. De projectleider is verantwoordelijk voor de volgende taken:

- Oprichten van het projectteam: Identificeren en selecteren van vertegenwoordigers van relevante afdelingen die met het nieuwe systeem zullen werken.
- Behoeften inventariseren: In kaart brengen van de behoeften van stakeholders door middel van interviews, enquêtes en workshops.
- Planning en coördinatie: Opstellen van een gedetailleerde planning voor de keuze en implementatie van het projectmanagementsysteem, inclusief deadlines en mijlpalen.
- Analyse van requirements: Samen met het projectteam de vereisten en wensen voor het nieuwe systeem analyseren en documenteren.
- Selectie van systemen: Voorstellen van een beperkt aantal systemen op basis van de inventarisatie en analyse.
- Testfase coördineren: Organiseren en begeleiden van een testfase waarin de geselecteerde systemen worden geëvalueerd door de stakeholders.
- Evaluatie en besluitvorming: Uitvoeren van een tweede analyse na de testfase en samen met de stakeholders tot een gefundeerde keuze komen voor het aan te schaffen systeem.
- Implementatiebegeleiding: Begeleiden van de implementatie van het gekozen systeem, inclusief training van gebruikers en integratie met bestaande ArtEZ-systemen.
- Communicatie: Zorgdragen voor duidelijke en consistente communicatie gedurende het hele project naar alle betrokkenen.
- Nazorg en evaluatie: Na de implementatie zorgen voor nazorg, evaluatie van het project en eventuele aanpassingen doorvoeren op basis van feedback van gebruikers.

Wat breng je zelf mee
De ideale kandidaat beschikt over de volgende eigenschappen en vaardigheden:

- Ervaring: Minimaal vijf jaar ervaring als programma- en projectmanager, bij voorkeur met implementatie van ICT-systemen in combinatie met een Agile en/of LEAN werkwijze.
- Leiderschap: Sterke leiderschapskwaliteiten en ervaring in het aansturen van multidisciplinaire projectteams. Schakelt makkelijk in zijn/haar rol en verantwoordelijkheid tussen coördineren, faciliteren en enthousiasmeren
- Analytisch vermogen: Uitstekend analytisch vermogen om behoeften en requirements te identificeren en te vertalen naar concrete oplossingen.
- Communicatievaardigheden: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, in staat om complexe informatie helder over te brengen. Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schrijven (minimaal B2 niveau). Beheersing van de Engelse taal is een pré.
- Resultaatgericht: Sterke focus op het behalen van projectdoelstellingen binnen de gestelde tijdslijnen.
- Organisatievermogen: Uitstekende organisatorische vaardigheden, in staat om meerdere taken en projecten tegelijk te beheren. Ervaring met het werken binnen een complexe organisatie bestaande uit meerdere academies, opleidingen en afdelingen. Denkt graag actief mee over oplossingen en is pragmatisch. Ervaring binnen het Hoger kunstonderwijs is een enorme pré.
- Stakeholdermanagement: Ervaring in het managen van stakeholders en het opbouwen van goede werkrelaties. Vermogen om zowel scherp op details te zijn, structuur aan te brengen (roadmaps/ planningen/ afhankelijkheden/ risico’s) als ook het zien van de hoofdlijnen en deze goed op te schrijven en te verwoorden (rapportages, afstemming met stakeholders). In staat zijn om collega’s in een groot deel van de academies met elkaar te verbinden zodat ze elkaar leren begrijpen t.b.v. committent aan doelen en richting. Je kunt goed samenwerken om tot een resultaat te komen
- Flexibiliteit: In staat om te gaan met veranderende omstandigheden en prioriteiten binnen een dynamische omgeving.
- Technische kennis: Goede kennis van en ervaring met projectmanagementsystemen en ICT-infrastructuur.
- Probleemoplossend: Proactieve en creatieve benadering van probleemoplossing en besluitvorming. De complexiteit binnen het hoger kunstonderwijs overziet en begrijpt en daarbij kritisch is op de details van de project- en programmaopleveringen.