Opdrachtbeschrijving

Introductie
Directoraat Generaal Toeslagen (DG Toeslagen) is per 1 januari 2021 opgericht. Directie Bedrijfsvoering is een concerndirectie binnen DG Toeslagen. Directie Bedrijfsvoering richt zich op de ondersteuning van de Directeur Generaal Toeslagen en de directies onder de DG Toeslagen op strategisch/tactisch niveau. De directie is onder meer verantwoordelijk voor het vertalen van Rijks- en Departementaal beleid naar afspraken/kaders voor DG Toeslagen op de thema’s Personeel & Organisatie, Communicatie, Veiligheid en Informatievoorziening & datamanagement (IV&D). Daarnaast is de directie verantwoordelijk voor het monitoren van de naleving en inhoudelijk adviseren van de DG op deze gebieden. Tevens voert de directie voor het DG op de regie generieke informatievoorziening, business continuïteit management (BCM), archiefbeheer, formatiebeheer, inkoop en huisvesting als mede de vraagarticulatie naar de SSO’s. Ook operationele ondersteuning op DG Toeslagen niveau t.a.v. PIOFACH-taken inclusief veiligheid wordt vanuit Directie Bedrijfsvoering verzorgd.

De directie bestaat uit de volgende afdelingen.
• HR en Organisatieontwikkeling (HR & OO);
• Bedrijfsvoering;
• Communicatie.
Wij zoeken voor de directie Bedrijfsvoering naar een procesontwerper/business analist.

Opdrachtomschrijving
In jouw rol van procesontwerper ben je verantwoordelijk voor een divers takenpakket. Je begeleidt en voert projecten/ trajecten uit om de werkprocessen op het gebied van bedrijfsvoering vast te leggen en te implementeren. Binnen de scope van de opdracht zitten de processen onder meer op het gebied van Personeel (instroom, doorstroom en uitstroom), Organisatie (formatie en bezetting), Inkoop (bestellen, inkopen en contractbeheer), Financiën (verplichtingenbeheer en factuurverwerking), Informatiehuishouding (archivering) en Communicatie.
Je legt de processen inclusief koppelpunten gestructureerd vast in de vorm van procesbeschrijvingen, werkinstructies, formulieren en checklists ten behoeve van eindgebruikers die worden gepubliceerd op intranet van DG Toeslagen. Daarnaast heb je een belangrijke rol bij de implementatie van de uniforme werkprocessen binnen DG Toeslagen. Om de processen vast te leggen, haal je informatie op bij collega’s en onze samenwerkingspartners. Dit zijn collega’s binnen de directie Bedrijfsvoering, overige directies binnen het DG Toeslagen, de shared service organisaties en het kerndepartement. Je ordent de informatie in  een heldere en overdraagbaar structuur. We streven hierbij naar een niveau IST+, waarbij quick wins worden meegenomen en geïmplementeerd. Bij knelpunten kom je met een advies aan de MT-leden van de directie Bedrijfsvoering. De adviezen vertaal je naar concrete voorstellen en acties. Hierbij lettend op onder meer in- en externe ontwikkelingen op genoemde werkterrein, trends en behoeften van de klant en gebruikers, inrichten van beheersing, implementatie van rijksbrede- of departementale kaders, etc.

Eisen

- Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met procesmodellering binnen AO/IC-projecten.
- Je hebt aantoonbare ervaring met modellering (BPMN) en tools die daarbij horen, zoals BiZZdesign en ArchiMate.
- Je hebt kennis en ervaring op het gebied van interne beheersing en het uitwerken van controleraamwerken (IC’s en VIC’s).
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur een grote uitvoeringsorganisatie.
- Je hebt projectmatige ervaring in een rol als (deel)projectleider en vanuit deze rol ook adviezen geschreven en gepresenteerd.

Kennis en Ervaringsaspecten

- Je beschikt over een (post) HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur bedrijfseconomie of bedrijfskunde.
- Je hebt minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met procesmodellering binnen AO/IC-projecten.
- Je hebt aantoonbare ervaring met modellering (BPMN) en tools die daarbij horen, zoals BiZZdesign en ArchiMate.
- Je hebt kennis en ervaring op het gebied van interne beheersing en het uitwerken van controleraamwerken (IC’s en VIC’s).
- Je hebt minimaal drie jaar ervaring binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur een grote uitvoeringsorganisatie zoals Belastingdienst of Toeslagen.
- Je hebt kennis van de relevante wettelijke regels en Rijkskaders, o.a. op het gebied van Organisatie & Personeel, Inkoop en Privacy.
- Je hebt projectmatige ervaring in een rol als (deel)projectleider en vanuit deze rol ook adviezen geschreven en gepresenteerd.
- Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je werkt graag in dynamische omstandigheden, bent zelfstandig en beschikt over een hands-on mentaliteit

Competenties

- Plannen & organiseren, en bewaken van voortgang
- Analyseren
- Overtuigingskracht: met oog voor omgeving en de klant.
- Netwerken: Je bent initiatiefrijk en kunt snel een netwerk opbouwen.
- Organisatiesensitiviteit