Opdrachtbeschrijving

Het Ministerie van Algemene Zaken is ter ondersteuning van de Manager unit ICT Beheer op zoek naar een enthousiaste, communicatief vaardige, flexibele, Transitie manager die theoretisch sterk is maar weet ook echt weet wat het praktisch betekent om achter de knoppen te zitten.

De werkzaamheden bestaan uit:
• Creëren van een structuur voor de transitie van projecten naar beheer;
• beschrijven van de procedures voor transitie van projecten naar beheer
• Bijwerken van de bestaande project templates om de transitie te waarborgen
• Inbedden van de structuur en documenten in de organisatie
• Tijdelijk uitvoeren van de rol van transitiemanager totdat deze structureel belegd is in de organisatie
• Actief begeleiden van transities, ook op operationeel niveau
• Voor lopende projecten, samen met de project en beheerorganisatie zorgdragen dat de transitie gedegen voorbereidt wordt zodat deze alsnog kan worden meegenomen binnen de lopende projecten
• Voor de lopende projecten de te verwachte inzet van resources, middelen en financiën tijdens de beheerfase opleveren.

Gewenst is dat je gedegen kennis hebt van het inrichten van transitie management binnen ICT & IV service organisaties.

Daarnaast moet je ook zelf met je voeten in de modder staan en de rol van transitiemanager op je nemen. Vanaf de zijlijn sturen is er niet bij. Je moet zowel sterk zijn op tactisch, strategisch vlak richting management, als coachend richtend projectleiders, coördinatoren en ICT medewerkers.

Als persoon lever je kwalitatief hoogstaande resultaten, je neemt geen genoegen met half-werk en afspraak is afspraak. Verder ben je proactief en integer, en beschik je over een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent flexibel, betrouwbaar en klantgericht. Je weet snel te schakelen op verschillende niveaus en bent een doorzetter. Je voelt je thuis in een complexe omgeving, waarin je met collega-professionals samenwerkt en de uitdagingen aanpakt. Uiteraard zorg je dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwste technieken binnen je vakgebied door zelf- en bijscholing en ben je goed bekend met de IV en ICT transities binnen hoog beveiligde omgevingen. Ondergaan van een VOG en AIVD-A screening is verplicht. Reeds al een AIVD of MIVD screening gehad? Geef dat dan vroegtijdig aan.

Achtergrond opdracht

Je gaat aan de slag bij de unit ICT, in het team Service Management (nu 2 fte op inhuurbasis). In de projectorganisatie zorgt het team projectmanagement voor het uitvoeren van projecten, die als dienst door de beheerteams in beheer moeten worden genomen. De Service Management organisatie bepaalt de exploitatieovereenkomst en de diensten  niveaus met de klant en is functioneel verantwoordelijk voor de levering van de dienstverlening. Een succesvolle transitie van project naar beheer is daarbij noodzakelijk om de dienstverlening ook opeen gedegen manier in de exploitatiefase te kunnen leveren. het inrichten van goed transitiemanagement is daarom van groot belang.

Binnen het Ministerie van Algemene Zaken worden meerdere ICT-projecten uitgevoerd. Denk hierbij projecten voor de vervanging van de werkplek, de ICT infrastructuur en het Document Management Systeem. Daarnaast worden een groot aantal kleinere projecten uitgevoerd.

Alle projecten moeten goed landen binnen de beheerafdelingen.

Organisatorische context en cultuur

De directie Bedrijfsvoering levert binnen het ministerie van Algemene Zaken dienstverlening op alle PIOFAH terreinen: Personeel, Informatievoorziening/ICT, Organisatie, Financiën/Inkoop, Administratieve Organisatie, en Huisvesting/Gebouwenbeheer/Facilitair. In nauwe samenwerking met de directie Financieel- Economische Zaken en de rijks brede Shared Service Organisaties ondersteunt de directie

Bedrijfsvoering het primaire proces van het ministerie van Algemene Zaken zo goed mogelijk. Snel, flexibel en kostenbewust en rechtmatig handelen staan hierbij voorop.

Eisen

- Service Alignment - Afgeronde HBO of WO opleiding
- Ervaring met het werken conform beheerprocessen op basis van ITIL, ISM of USM
- Ervaring met het inrichten van transitie management binnen ICT & IV service organisaties
- Ervaring met de uitvoering van transitie management, ook binnen hoog beveiligde omgevingen
- Ervaring met het opstellen van / werken met begrotingsmethodieken
- Aantoonbaar HBO+ werk- en denk niveau
- Ervaring met het inrichten en uitvoeren van Transitie / Service management binnen ICT en IV organisaties
- Aantoonbare ervaring met het werken in hoog gerubriceerde omgevingen en met hoog gerubriceerde content
- Ondergaan van een VOG en AIVD-A screening is verplicht. Reeds al een AIVD of MIVD screening gehad? Geef dat dan
vroegtijdig aan

Wensen & competenties

- enthousiast, communicatief vaardig, coachend leiderschap.

• Stressbestendig; • Initiatief; • Klantgerichtheid; • Samenwerken; • Analyseren; • Communiceren op basis van feiten;
• Omgevingsbewustzijn; • Plannen en organiseren; • Voortgangscontrole; • Zelfontwikkeling; • Groot doorzettingsvermogen; • Proactief; • Nederlandse taal in woord en geschrift zeer machtig zijn; • Bestuurssensitiviteit; • Integer; • Netwerken; • Organisatiesensitief; • Oordeelsvorming; • Visie; • Luistervaardig.

• Ervaring met agile werken en implementeren
• Ervaring met het opstellen van / werken met begrotingsmethodieken
• Kennis van Topdesk is een pré;
• In het bezit van Rijbewijs B;