Opdrachtomschrijving
Coördinatie van de communicatie en afstemming met Directie Communicatie.
(Mede-)opstellen implementatie- en veranderplannen.
Ophalen en analyseren van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-functionaliteiten.
In gezamenlijkheid met vertegenwoordigers van de Bestuursstaf ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen (Lean).
Ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);
Ondersteunen van de transformatie, identificeren van verbeterpunten.
Begeleiden / bewaken van de voortgang van het implementatie- en verandertraject.
Voorbereiding van ingebruikname bij de directies (afstemmen met lijnverantwoordelijken en werkgroepen).
(Mede-)coördineren van I-adviseurs (trainees) binnen het programma DefDoc.

Achtergrond opdracht
Het ministerie van Defensie is gestart met de realisatie van een nieuw documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) genaamd DefDoc voor de volledige Defensie organisatie. DefDoc dient een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem te zijn dat beter aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen van de Bestuursstaf en gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. Parallel aan de realisatie van de nieuwe IT-voorziening wordt binnen het Programma DMS/RMA gewerkt aan de voorbereiding op de ingebruikname in de vorm van een implementatie- en verandertraject. In deze belangrijke fase van het project wil het programmateam zich versterken met een Business Analist die naast de coördinatie van de communicatie, een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van opleidingsmaterialen en de verdere voorbereiding van de ingebruikname, zowel in de analyse en planvorming als uitvoering.

Eisen

Let op! Tarief is incl. eventuele dienstreizen.

eCF3 Senior Professional /Manager: het analyseren van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatie eisen en het daarmee voorzien in de meest geschikte informatie structuur

Opleiding, certificaten, kennisniveau

D.10 Informatie- en kennismanagement: Kandidaat heeft een Lean Six Sigma Green of Black Belt certificering
D.10 Informatie- en kennismanagement: Kandidaat heeft een Prince 2 of Pn of een SAFe certificaat
D.03 Opleiding en training: Kandidaat beschikt over een afgeronde wetenschappelijke opleiding, HBO niveau.

Werk en denkniveau

- Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met business/informatieanalyse op snijvlak business en IT.

- Kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in het publieke domein.
- Kandidaat heeft minimaal 1 jaar kennis en aantoonbare werkervaring met verander-, transitie- of implementatietrajecten.

Wensen

- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met analyse van informatiestromen en bedrijfsvoeringsprocessen.
- Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en uitwerken van nieuwe processen (Lean).
- Kandidaat heeft bij voorkeur kennis en aantoonbare werkervaring met Agile werken.
- Kandidaat heeft bij voorkeur kennis en aantoonbare werkervaring met het faciliteren en organiseren van workshops en trainingen.

1-2 dagen thuis werken is gebruikelijk.

Aanvullende Informatie

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.