Taakomschrijving

Inleiding
ICTU is een onpartijdige advies- en projectenorganisatie binnen de overheid. ICTU bestaat sinds 2001 en helpt overheidsorganisaties met uiteenlopende uitdagingen rondom digitalisering, o.a. door het uitvoeren van ICT-projecten.
Binnen de kantooromgeving van ICTU is een sterk versplinterde informatievoorziening waarbij in de loop der jaren het applicatielandschap organisch is ontstaan. Om meer structuur en harmonisatie aan de brengen, is onlangs een visie op de informatievoorziening (I-visie) opgesteld. Hierbij is het uitgangspunt om alleen maar informatiesystemen in de cloud af te nemen.

In de I-visie is een doelarchitectuur beschreven waarbij twee platformen leidend zijn voor de informatievoorziening van de toekomst. Enerzijds is dit het Microsoft Platform in brede zin, welke wordt gebruikt voor projecten, vergaderingen en documentopslag. Anderzijds dient er één bedrijfsvoeringsplatform te zijn voor de bedrijfsvoeringsprocessen op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie en financiën.

Op dit moment hebben wij aan de kant van bedrijfsvoering meerdere deeloplossingen geïmplementeerd waaronder Exact Globe/Synergy en AFAS en zal hierin een transitie plaats moeten gaan vinden om tot een geheel te komen. Om de komende jaren met een toekomstvast bedrijfsvoeringsplatform te kunnen gaan werken, dienen wij hiervoor een aanbesteding in de markt te zetten voor een complete ERP-oplossing.

Wij zoeken een inhoudelijke projectleider die ruime ervaringen heeft met aanbesteden in de ERP-markt. De projectleider speelt met zijn/haar expertise een belangrijke rol bij het opstellen van het bestek en het benaderen van de markt. Tevens draagt de projectleider zorg voor stakeholdermanagement; ophalen inhoudelijke input en creëren draagvlak bij de diverse bedrijfsvoeringsdisciplines. Zorgvuldigheid is vereist en tegelijkertijd is het van belang om tempo te houden in de voortgang van de aanbesteding.
De implementatie van het bedrijfsvoeringsplatform valt buiten de scope van deze opdracht. Wel is het belangrijk tijdens de aanbesteding een beeld te vormen van de implementatie en dit mee te nemen in het bestek.
Er wordt een inkoper toegevoegd aan het projectteam die het aanbestedingsproces begeleidt.


    Taakomschrijving inhoudelijk projectleider aanbesteding bedrijfsvoeringplatform
De inhoudelijk projectleider aanbesteding bedrijfsvoeringplatform begeleidt de aanbesteding van de start van de aanbesteding tot aan de gunning. De projectleider legt verantwoording af aan een stuurgroep.

Belangrijke onderdelen daarbij zijn:
-    Samenstellen en begeleiden van het aanbestedingsteam. Een inkoper en jurist zijn reeds toegewezen aan het team.
-    Opstellen plan van aanpak, incl. planning en begroting.
-    Stakeholdermanagement: ophalen inhoudelijke input en creëren draagvlak bij de diverse bedrijfsvoeringsdisciplines, motivator.
-    Het concreet maken van de functionele eisen en wensen per bedrijfsvoeringsdiscipline. Leveren van inhoudelijke expertise.
N.B. Voor een deel is hier reeds input voor beschikbaar, voor een deel nog niet. Speciale aandacht is vereist voor de inkoop/inhuurfunctie.
-    Definitief bepalen welke functionaliteiten onderdeel uit dienen te maken van het bedrijfsvoeringsplatform. Aandachtspunten hierbij zijn het uitdragen van de i-visie en het afwegen van diverse belangen.
-    Het vertalen van alle eisen en wensen naar een realistische uitvraag.
-    Overige vereisten in beeld brengen: bijvoorbeeld ten aanzien van i-visie, kosten, informatiebeveiliging en privacy.
-    Een beeld schetsen van de implementatie en de impact daarvan op de organisatie. De implementatie dient onderdeel uit te maken van de uitvraag.
-    Marktverkenning
-    Risicomanagement
-    Bewaken voortgang proces.

Gewenste profiel

De projectleider die wij zoeken heeft kennis van relevante cloud-based applicaties: welke ERP-systemen zijn er en welke koppelingen zijn mogelijk. Tevens heeft hij/zij ervaring met het inhoudelijk adviseren bij de aanschaf van een ERP-systeem in den breedte (dus heeft niet alleen bijgedragen aan deelonderwerpen) in de afgelopen vijf jaar.
Daarnaast heeft de projectleider ervaring met het begeleiden van aanbestedingen, bij voorkeur van ERP-systemen.

De projectleider kan zich snel een beeld vormen van met wat voor soort applicaties ICTU uit te voeten kan, gegeven de i-visie en de grootte, aard en absorptievermogen van de organisatie.
Tevens geeft de projectleider zich rekenschap van het belang van de aanbesteding voor de organisatie; de interne dienstverlening en verbetertrajecten zijn afhankelijk van de implementatie van het bedrijfsvoeringsplatform.
Een academisch werk- en denkniveau wordt verwacht.

De projectleider is sociaal vaardig: een gesprekspartner voor zowel de stuurgroep en het management als operationele medewerkers. Hij/zij is zich bewust van de impact op de organisatie van ICTU en weet op verschillende niveaus stakeholders mee te nemen in het proces. Hij/zij heeft een vaardige pen ten behoeve van het vertalen van de input van stakeholders naar eisen en wensen. En snapt dat de implementatie cruciaal onderdeel is van de aanbesteding.

De projectleider is pro-actief en resultaatgericht.

Eisen

Eis 1: Inhoudelijke kennis van cloud-based ERP-systemen en koppelingen;

Eis 2: Aantoonbare ervaring met het inhoudelijk adviseren bij de aanschaf van minimaal een ERP-systeem in den breedte in de afgelopen vijf jaar;

Eis 3: Ervaring met het opstellen van programma van eisen/bestek ten behoeve van de aanschaf van een ERP-systeem;

Eis 4: Ervaring met projectleiding (projectwaarde: > 215.000 EUR)

Wensen

Wens 1: Ervaring met het inhoudelijk begeleiden van aanbestedingen van ERP-systemen in den breedte (dus niet de inkopersrol)
Wens 2: Ervaring met het functioneel specificeren van eisen en wensen ten behoeve van het inrichten van een ERP-systeem.
Wens 3: Ervaring met grootschalige implementatietrajecten van een ERP-systeem (van aanschaf tot acceptatie) t.b.v. opname eisen/wensen dienaangaande in het                           bestek
Wens 4: Weet blijk te geven van de uitdagingen en dilemma’s die bij een dergelijke aanbesteding komen kijken in zijn algemeenheid en in het bijzonder voor ICTU
Wens 5: Aanpak die leidt tot passend bedrijfsvoeringsplatform (op hoofdlijnen), incl. schets tijdpad aanbesteding, start implementatie en in gebruik name                                           bedrijfsvoeringsplatform (maximaal 1 A4)