Werken bij Waterschap Rijn en IJssel is dynamisch, uitdagend en maatschappelijk nuttig. Wij zorgen voor veilig, schoon en voldoende water in Oost-Gelderland, het zuiden van Overijssel en het zuidoosten van de Veluwe. Wij werken ook hard om de gevolgen van het veranderende klimaat op te vangen. Dat doen we samen. Ook jij kunt bijdragen. Bekijk wat wij doen

De HWBP-projectenteams van Waterschap Rijn en IJssel zijn op zoek naar een:
Documentbeheerder

Functiebeschrijving
Waar ga je werken
De unit ICT (ca. 35 fte) is verantwoordelijk voor het optimaal inzetten van informatie- en communicatietechnologie gericht op een efficiënte informatievoorziening. Daarin speelt informatievoorziening een belangrijke rol. De technologische ontwikkelingen volgen elkaar in snel tempo op.
Als documentbeheerder val je onder het team documentair Informatiebeheer binnen de unit ICT. Je zal echter met name werken voor de HWBP-projecten.
Binnen Waterschap Rijn en IJssel lopen momenteel een viertal dijkverbeteringsprojecten welke we uitvoeren in het kader van het landelijke Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). Deze projecten zijn op zoek naar iemand die hen kan ondersteunen op het gebied van documentbeheer. De teams werken conform het IPM-model (integraal projectmanagement). Als documentbeheerder word je dagelijks aangestuurd door de manager projectbeheersing.

Wat ga je doen
Voor het informatiebeheer van een project wordt per 1 januari 2023 onder andere gebruik gemaakt van MS Teams (met op de achtergrond SharePoint Online) en het zaaksysteem Djuma. MS Teams wordt gebruikt voor samenwerken binnen het project en het documenteren daarvan, Djuma wordt gebruikt voor het doorlopen van processen die zaakgericht worden afgehandeld in het kader van het project. Djuma heeft daarnaast ook een archieffunctie. Naast voorgaand genoemde applicaties worden binnen de HWBP-projecten ook nog in diverse andere applicaties informatie opgeslagen waaronder Relatics, AutoCAD en in de e-mailbox.

Als documentbeheerder van een project houd je de projectdocumentatie op orde en begeleid je projectmedewerkers in het gebruik van onder andere MS-Teams en Djuma ten aanzien van archivering.

Concreet bestaat je takenpakket onder andere uit het volgende:
- Gebruikersondersteuning bieden voor het werken met MS Teams, Djuma en eventuele andere applicaties t.a.v. informatiemanagement;
- Gebruikers helpen om de informatie op een juiste manier op te slaan binnen de structuur van MS Teams en/of Djuma. Naast dat de teamleden zelf documenten opslaan zal ook jij dit voor een groot deel uit handen nemen voor hun, met name wat betreft het aanmaken van zaken in Djuma
- Gedurende de loop van het project toezien op gebruik van de juiste applicatie (Djuma of MS Teams) voor het opslaan van de informatie
- Kennis hebben van de verschillende zaaktypen en hoe deze in te zetten tijdens het project
- Zorgen dat de juiste relaties gelegd worden tussen de verschillende zaken die met elkaar te maken hebben, zodat deze behoren tot de context van het project
- Periodiek, maar in ieder geval naar afsluiting van een fase, nagaan of het projectdossier compleet is en alles wat archiefwaardig is, is opgeslagen in Djuma;
- In Relatics koppelingen naar documenten aanmaken. (Bij sommige projecten wordt dit door andere teamleden gedaan en is het geen taak van de documentbeheerder)
- Proactief zorgen dat een projectdossier compleet blijft door bijv. na afronding van belangrijke mijlpalen (zoals een aanbesteding) na te gaan of documenten ook daadwerkelijk goed opgeslagen worden
- Extra aandacht voor archivering van stukken benodigd om aan te tonen dat het subsidiegeld doelmatig besteed is
- Proactief meedenken over de ontwikkeling van informatiemanagement binnen HWBP-projecten en eventueel uitwerken en implementeren van voorstellen ter verbetering

Functie eisen
-    Je kan goed zelfstandig werken
-    Je bent in staat om ondanks de mogelijk onbekende materie toch snel een goed beeld te krijgen van de informatiestromen en hoe en waar deze te archiveren. Als je iets niet weet schroom je niet om collega’s te vragen hoe het zit.
-    Je ziet het goed op orde houden van het projectdossier als een uitdaging en vindt het leuk om collega’s actief te bevragen ten aanzien van de compleetheid van het projectdossier.
-    Je ben accuraat, klantvriendelijk, vasthoudend en pro-actief
-    Je hebt kennis van zaakgericht werken
-    Kennis van Teams en/of Djuma is een pré
-    Ervaring met werken in een IPM-team is een pré

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.