Je hebt de volgende taken;
• Verzorgt de coördinatie en de inhoudelijke voorbereiding van vergaderingen van het directie en managementteam.
• Geeft waar nodig vorm aan de operationele uitwerking van besluiten dan wel adviseert hierover.
• Bewaakt de uitvoering van besluiten en afspraken. Onderhoudt daartoe een netwerk van interne contacten.
• Onderhoudt interne en externe contacten met relevante afdelingen en organisaties ten behoeve van afstemming en informatie-uitwisseling over opvang en begeleiding.
• Adviseert de directeur over de aanpak van onderwerpen, rekening houdend met bestuurlijke verhoudingen en ontwikkelingen.
• Voert op verzoek van de directeur bijzondere opdrachten uit. In voorkomende gevallen betreft dit de leiding van organisatie brede projecten dan wel deelname namens de organisatie aan ketenprojecten.
• Levert een bijdrage aan adviezen op het terrein van beleid en organisatie-inrichting.

Functie-eisen
Als directiesecretaris vragen we het volgende van je:
- Je hebt inzicht in (bestuurlijke) processen en weet bij te dragen aan een goede governance en juiste besluitvorming binnen de organisatie. Je werkt daarbij nauw samen met je collega’s van het ondersteuningsteam van de directie Opvang en Begeleiding en je collega directiesecretarissen van de andere directies.
- Je kan besluiten vertalen en uitdragen naar opdrachtnemers. Je bent op de hoogte van externe ontwikkelingen en in de asielketen, en anticipeert daarop. Je beschikt over een integrale en ook naar buiten gerichte blik, kan dwarsverbanden duiden en hebt uitstekende schrijfvaardigheden.
- Je hebt HBO/WO werk- en denkniveau en hebt werkervaring in vergelijkbare rollen.
- Belangrijke competenties zijn: netwerken, organisatiesensitiviteit, plannen en organiseren, bestuurlijke sensitiviteit, samenwerken en voortgangscontrole.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.