Functieomschrijving
We zoeken voor binnen het team van ICT contractmanagement een contractbeheerder. Als team zijn we verantwoordelijk voor de contracten, welke in beheer zijn bij ICT. Dit doen we met 4 contractmanagers. Als aanvulling op het team zoeken we iemand die goed is in operationele en organisatorische ondersteuning en administratief sterk is. We kunnen je hulp gebruiken bij bijvoorbeeld het up to date houden van het contractregister, voortgangsbewaking op het gebied van contract consumptie en financiën.

Kennis & ervaring
Je ben een specialist op je vakgebied
Je spreekt en schrijft de Nederlandse- en Engelse taal goed
MBO niveau 4 administratie: economie/bedrijf of HBO niveau Economie/Bedrijf

Systeemkennis
Het is voor ons een pre als je kennis hebt van onderstaande systemen.
- SAP
- Mercell
- Teams
- Sharepoint
- Excel
- BI

Competenties
Je organiseert je eigen werk
Flexibele houding
Discipline
Voortgangsbewaking
Betrokken en enthousiast
Werkzaamheden

Operationele Ondersteuning
Faciliteert contractmanagers bij het uitvoeren van de werkzaamheden.
Signaleert knelpunten in de dagelijkse voortgang en continuïteit van de werkstroom en treft passende maatregelen. Denk hierbij aan inkooporders, factuurbewaking en te ondertekenen documenten.
Voert mutaties in binnen de geautomatiseerde systemen op basis van verkregen instructies en richtlijnen. Er wordt gewerkt met o.a. Mercell, SAP, Teams en Sharepoint.
Verzorgt de voorbereiding/ondersteuning bij de uitvoering van projecten.
Levert bijdrage aan het opstellen van werkinstructies en onderhoudt de bijbehorende documentatie.
Organisatorische ondersteuning

Levert secretariële en/of administratieve ondersteuning binnen het team.
Attendeert leidinggevenden en medewerkers op gemaakte afspraken.
Levert organisatorische ondersteuning bij bijzondere activiteiten, zoals projecten, meetings e.d.
Informatie-uitwisseling

Beantwoordt binnenkomende vragen en verschaft informatie en verwijst zo nodig door.
 Zorgt voor informatieoverdracht m.b.t. specifieke onderwerpen.
Stelt overzichten op rapportages op a.d.h.v. verzamelde gegevens.
Beheert en archiveert (vertrouwelijke) informatie.
Gegevensverwerking

Controleert te verwerken gegevens op juistheid en volledigheid.
Doet waar nodig navraag en verzamelt aanvullende en ontbrekende gegevens.
Voert (standaard) berekeningen en/of controles uit op gegevens.

Extra info
ZZP niet toegestaan.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.