Opdrachten

Ministerie van Defensie (2023 - HeadFirst) Hoofd Robotics Control Centre CLAS

Hoofd Robotics Control Centre CLAS

Info

Functie

Hoofd Robotics Control Centre CLAS

Locatie

Utrecht

Uren per week

32 uren per week

Looptijd

30.11.2023 - 29.04.2026

Opdrachtnummer

144350

Sluitingsdatum

date-icon21.09.2023 clock-icon08:00
Reageren op deze opdracht? Dit doe je op Striive.

Rolomschrijving en taakafspraken

Opdrachtomschrijving
De inhuurmedewerker moet starten als kwartiermaker om de basis van de Robotics Control Centre CLAS op te gaan zetten. Het gaat hierbij om
zowel de processen en werkwijzen, als de menselijke invulling en de te gebruiken technieken. De kwartiermaker vervult voor 2,5 jaar de rol van
ad-interim H-RCC totdat deze rol door een nog aan te nemen eigen defensiemedewerker ingevuld kan worden. Als eenmaal een eigen H-RCC is aangetrokken, dan draagt vervolgens de ad-interim H-RCC zijn/haar werkzaamheden 'warm' over. Indien de rol van een defensiemedewerker H- RCC parttime zal worden ingevuld, is de wens dat de ad-interim H-RCC samen met de defensiemedewerker H-RCC een duaal leiderschap heeft tot het moment waarop de inrichting, opzet en werkwijze van de RCC CLAS afgerond zijn. Voor de taken zie Word-document in bijlage. Hieronder staan alleen de deliverables beschreven. Ter concretisering en voor risicomitigatie worden de volgende fases voorzien:

  • Werkprocessen, bemensing en middelen: Deliverables
    • Een business plan waarbij doelen, strategie en maatregelen voor de komende 3 jaar uiteengezet zijn.
    • Een beschrijving/rapport met daarin concrete adviezen voor de werkprocessen van de CLAS RCC, voor het gehele LCM waarbij zaken zoals quality control, wijze van prioriteren, planvorming/intake, bouw en implementatie en beheer etc. zijn meegenomen.
    • Een uitwerking van de beschrijving/het rapport in concrete (nood) procedures.
    • Een verwervingsstrategie inclusief bemensingsplan dat tevens voorafgaand aan ieder kalenderjaar geactualiseerd wordt (samen met de Chief Data Officer CLAS).
    • De inrichting van de werkprocessen en realisatie van bemensing en middelen (samen met de Chief Data Officer CLAS).
  • Productie en life cycle management: Deliverables
    • Rapportages/presentaties over de status en de voortgang van nieuw te ontwikkelen robots, robots in realisatie en robots in gebruik (beheer). De beoogde frequentie hiervoor is maandelijks.
    • Realisatie van robots voor het CLAS. Het CLAS voorziet de volgende minimum aantallen voor 2023, 2024 en 2025: 2, 8 en 14 respectievelijk.
    • Aantoonbare kwaliteit van de opgeleverde robots door o.a. interne audits.
    • Een opgezet en up-to-date ingevuld service management systeem met o.a. een robot-backlog.
    • Een opgezet en up-to-date ingevuld 'robotregister'.
  • Governance: Deliverables
    • Aantoonbare bijdragen aan de nog te voeren discussies voor een defensiebreed beleid voor robotics in de vorm van deelnames aan seminars en tekstuele bijdragen.
    • Documenten met adviezen aan het CLAS over de impact van het defensiebrede beleid.
    • Aantoonbare deelname aan defensiebreed RCC-overleg.
    • Aantoonbare adviezen over ontwikkelingen in de markt en de toepasbaarheid daarvan voor het CLAS.
  • Inbedding in de organisatie: Deliverables


Achtergrond opdracht
Defensiebreed zijn er inmiddels meer dan 100 actieve robots (RPA, robotics in process automation) in gebruik, waarbij repeterende, vaak administratieve, taken worden overgenomen van personeel. Tot op heden worden deze robots vooral gerealiseerd door de robotics controle centra (RCC’s) van het DOSCO, het CLSK en de KMAR. Doordat zij al enige jaren bezig zijn met de ontwikkeling van robotics, hebben zij inmiddels aantoonbare resultaten: robotics vormen bij uitstek een manier om de ‘rafelranden’ in de bedrijfsvoeringsprocessen te verbeteren, de werkdruk van werknemers te verlichten en het werkgeluk van werknemers te verhogen. 

In de Krijgsmachtraad van 30 oktober 2022 heeft de P-CDS besloten dat robotisering binnen Defensie versneld moet worden ingevoerd door 1) de oprichting van een robotics expertise centrum (REC) bij het JIVC en 2) de oprichting van robotfabrieken bij de andere defensieonderdelen. De C-LAS is hiermee akkoord gegaan. Hij wil een volwaardig CLAS robotics control centre dat RPA-oplossingen gaat inventariseren, bedenken, bouwen en beheren. Randvoorwaarde daarbij is dat aansluiting wordt gevonden in visie, werkwijze en innovatie met andere onderdelen van de (inter)nationale krijgsmacht. Het CLSK begeleidt hiertoe het CLAS voor 2023.

Voor de komende jaren is een groeimodel opgemaakt, waarbij in eerste instantie personeel wordt aangetrokken op basis van inhuur en waarbij tot en met 2026 langzaamaan de inhuur wordt vervangen door vast personeel. Op dit moment werken er 5 mensen (zowel vol- als deeltijd en zowel vast als inhuur). In de komende twee jaren moet het aantal mensen in het RCC uitgroeien tot minimaal 15 mensen. 

Een van de mensen die noodzakelijk is voor de CLAS RCC is een hoofd robotics control centre (H-RCC). Vanwege een reorganisatie bij ST CLAS is het op dit moment niet mogelijk om hiervoor een werknemer in vaste dienst aan te nemen. Er is wel iemand op het oog die volgend jaar mogelijk H-RCC zou willen worden, maar die situatie is nog onzeker.


Eisen

  • A.2. Service Level Management
  • A.1. IS and Business Strategy Alignment
  • Kandidaat beschikt over een WO- en/of HBO diploma met een aantoonbaar WO-werkniveau.
  • Kandidaat is LEAN-gecertificeerd. Bij voorkeur is dat een (Master) Black Belt. Kandidaat heeft kennis van ITIL practitioner. Bij voorkeur ITIL-Expert of -Master.
  • Kandidaat is gecertificeerd op kwaliteitsmanagement en bekend met het lezen en interpreteren van ISO normeringen.
  • Kandidaat heeft kennis en ervaring als Service Manager en van SLA's.
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in diverse procesmanagerrollen (5 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met LEAN in grote organisaties (>3500 medewerkers) en dan ook in het goed organiseren van (oa administratieve) processen zodat deze geautomatiseerd kunnen worden (5 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in het opzetten van nieuwe teams en het aansturen van teams zowel functioneel als hiërarchisch (4 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met business continuïteitsmanagement (4 jaar)

  • Wensen

  • Het overzicht kan houden tussen te bereiken doelen en de dagelijkse gang van zaken en daar een gezonde balans in weet te maken.
  • De robotfabriek is nog niet compleet, we weten nog niet of processen goed bedacht zijn maar de productie moet wel zo snel mogelijk starten om een achterstand in te halen.
  • Kandidaat vindt het leuk om dagelijks met heel veel mensen met verschillende achtergronden en kennis om te gaan.
  • Kandidaat beschikt bij voorkeur over aantoonbare werkervaring met het omgaan van jong en nog onervaren personeel.
  • Het leuk vindt om in een organisatie terecht te komen die zelf ook sterk in ontwikkeling is met nog veel ongeschreven regels en procedures.
  • Grensvlakken liggen grotendeels nog open, zaken lopen parallel en veel is nog onzeker bij de oprichting van het CIO CLAS waar de RCC CLAS onderdeel van zal worden.

  • Overig

    - hybride mogelijkheden: Situatieafhankelijk zal moeten worden bepaald hoeveel dagen per week de kandidaat thuis/of op een andere defensielocatie kan werken. Een eerste schatting is dat de kandidaat van de 5 werkdagen 2 dagen elders kan werken.

    - initiële inhuurtermijn: 3500 uur

    Aanvullende Informatie
    Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.


    Bedrijfsgegevens

    Bedrijfs gegevens

    Ministerie van Defensie (2023 - HeadFirst)

    Rolomschrijving en taakafspraken

    Opdrachtomschrijving
    De inhuurmedewerker moet starten als kwartiermaker om de basis van de Robotics Control Centre CLAS op te gaan zetten. Het gaat hierbij om
    zowel de processen en werkwijzen, als de menselijke invulling en de te gebruiken technieken. De kwartiermaker vervult voor 2,5 jaar de rol van
    ad-interim H-RCC totdat deze rol door een nog aan te nemen eigen defensiemedewerker ingevuld kan worden. Als eenmaal een eigen H-RCC is aangetrokken, dan draagt vervolgens de ad-interim H-RCC zijn/haar werkzaamheden 'warm' over. Indien de rol van een defensiemedewerker H- RCC parttime zal worden ingevuld, is de wens dat de ad-interim H-RCC samen met de defensiemedewerker H-RCC een duaal leiderschap heeft tot het moment waarop de inrichting, opzet en werkwijze van de RCC CLAS afgerond zijn. Voor de taken zie Word-document in bijlage. Hieronder staan alleen de deliverables beschreven. Ter concretisering en voor risicomitigatie worden de volgende fases voorzien:

    • Werkprocessen, bemensing en middelen: Deliverables
      • Een business plan waarbij doelen, strategie en maatregelen voor de komende 3 jaar uiteengezet zijn.
      • Een beschrijving/rapport met daarin concrete adviezen voor de werkprocessen van de CLAS RCC, voor het gehele LCM waarbij zaken zoals quality control, wijze van prioriteren, planvorming/intake, bouw en implementatie en beheer etc. zijn meegenomen.
      • Een uitwerking van de beschrijving/het rapport in concrete (nood) procedures.
      • Een verwervingsstrategie inclusief bemensingsplan dat tevens voorafgaand aan ieder kalenderjaar geactualiseerd wordt (samen met de Chief Data Officer CLAS).
      • De inrichting van de werkprocessen en realisatie van bemensing en middelen (samen met de Chief Data Officer CLAS).
    • Productie en life cycle management: Deliverables
      • Rapportages/presentaties over de status en de voortgang van nieuw te ontwikkelen robots, robots in realisatie en robots in gebruik (beheer). De beoogde frequentie hiervoor is maandelijks.
      • Realisatie van robots voor het CLAS. Het CLAS voorziet de volgende minimum aantallen voor 2023, 2024 en 2025: 2, 8 en 14 respectievelijk.
      • Aantoonbare kwaliteit van de opgeleverde robots door o.a. interne audits.
      • Een opgezet en up-to-date ingevuld service management systeem met o.a. een robot-backlog.
      • Een opgezet en up-to-date ingevuld 'robotregister'.
    • Governance: Deliverables
      • Aantoonbare bijdragen aan de nog te voeren discussies voor een defensiebreed beleid voor robotics in de vorm van deelnames aan seminars en tekstuele bijdragen.
      • Documenten met adviezen aan het CLAS over de impact van het defensiebrede beleid.
      • Aantoonbare deelname aan defensiebreed RCC-overleg.
      • Aantoonbare adviezen over ontwikkelingen in de markt en de toepasbaarheid daarvan voor het CLAS.
    • Inbedding in de organisatie: Deliverables


    Achtergrond opdracht
    Defensiebreed zijn er inmiddels meer dan 100 actieve robots (RPA, robotics in process automation) in gebruik, waarbij repeterende, vaak administratieve, taken worden overgenomen van personeel. Tot op heden worden deze robots vooral gerealiseerd door de robotics controle centra (RCC’s) van het DOSCO, het CLSK en de KMAR. Doordat zij al enige jaren bezig zijn met de ontwikkeling van robotics, hebben zij inmiddels aantoonbare resultaten: robotics vormen bij uitstek een manier om de ‘rafelranden’ in de bedrijfsvoeringsprocessen te verbeteren, de werkdruk van werknemers te verlichten en het werkgeluk van werknemers te verhogen. 

    In de Krijgsmachtraad van 30 oktober 2022 heeft de P-CDS besloten dat robotisering binnen Defensie versneld moet worden ingevoerd door 1) de oprichting van een robotics expertise centrum (REC) bij het JIVC en 2) de oprichting van robotfabrieken bij de andere defensieonderdelen. De C-LAS is hiermee akkoord gegaan. Hij wil een volwaardig CLAS robotics control centre dat RPA-oplossingen gaat inventariseren, bedenken, bouwen en beheren. Randvoorwaarde daarbij is dat aansluiting wordt gevonden in visie, werkwijze en innovatie met andere onderdelen van de (inter)nationale krijgsmacht. Het CLSK begeleidt hiertoe het CLAS voor 2023.

    Voor de komende jaren is een groeimodel opgemaakt, waarbij in eerste instantie personeel wordt aangetrokken op basis van inhuur en waarbij tot en met 2026 langzaamaan de inhuur wordt vervangen door vast personeel. Op dit moment werken er 5 mensen (zowel vol- als deeltijd en zowel vast als inhuur). In de komende twee jaren moet het aantal mensen in het RCC uitgroeien tot minimaal 15 mensen. 

    Een van de mensen die noodzakelijk is voor de CLAS RCC is een hoofd robotics control centre (H-RCC). Vanwege een reorganisatie bij ST CLAS is het op dit moment niet mogelijk om hiervoor een werknemer in vaste dienst aan te nemen. Er is wel iemand op het oog die volgend jaar mogelijk H-RCC zou willen worden, maar die situatie is nog onzeker.


    Eisen

  • A.2. Service Level Management
  • A.1. IS and Business Strategy Alignment
  • Kandidaat beschikt over een WO- en/of HBO diploma met een aantoonbaar WO-werkniveau.
  • Kandidaat is LEAN-gecertificeerd. Bij voorkeur is dat een (Master) Black Belt. Kandidaat heeft kennis van ITIL practitioner. Bij voorkeur ITIL-Expert of -Master.
  • Kandidaat is gecertificeerd op kwaliteitsmanagement en bekend met het lezen en interpreteren van ISO normeringen.
  • Kandidaat heeft kennis en ervaring als Service Manager en van SLA's.
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in diverse procesmanagerrollen (5 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met LEAN in grote organisaties (>3500 medewerkers) en dan ook in het goed organiseren van (oa administratieve) processen zodat deze geautomatiseerd kunnen worden (5 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring in het opzetten van nieuwe teams en het aansturen van teams zowel functioneel als hiërarchisch (4 jaar)
  • Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met business continuïteitsmanagement (4 jaar)

  • Wensen

  • Het overzicht kan houden tussen te bereiken doelen en de dagelijkse gang van zaken en daar een gezonde balans in weet te maken.
  • De robotfabriek is nog niet compleet, we weten nog niet of processen goed bedacht zijn maar de productie moet wel zo snel mogelijk starten om een achterstand in te halen.
  • Kandidaat vindt het leuk om dagelijks met heel veel mensen met verschillende achtergronden en kennis om te gaan.
  • Kandidaat beschikt bij voorkeur over aantoonbare werkervaring met het omgaan van jong en nog onervaren personeel.
  • Het leuk vindt om in een organisatie terecht te komen die zelf ook sterk in ontwikkeling is met nog veel ongeschreven regels en procedures.
  • Grensvlakken liggen grotendeels nog open, zaken lopen parallel en veel is nog onzeker bij de oprichting van het CIO CLAS waar de RCC CLAS onderdeel van zal worden.

  • Overig

    - hybride mogelijkheden: Situatieafhankelijk zal moeten worden bepaald hoeveel dagen per week de kandidaat thuis/of op een andere defensielocatie kan werken. Een eerste schatting is dat de kandidaat van de 5 werkdagen 2 dagen elders kan werken.

    - initiële inhuurtermijn: 3500 uur

    Aanvullende Informatie
    Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.


    De recruiter

    Valentina Ji

    HeadFirst

    Deel deze opdracht