Privacy Statement Select Academy

Dit is het Privacy Statement voor alle gebruikers van Select Academy. Select Academy is een online leeromgeving waarin professionals digitale leermiddelen kunnen gebruiken, waaronder trainingen, video’s en e-learnings.

Dit Privacy Statement is op jou van toepassing als jij gebruik maakt van Select Academy. Voor meer informatie over de voorwaarden van Select Academy, zie de Gebruiksvoorwaarden.

Als jij gebruik maakt van Select Academy verwerken wij jouw persoonsgegevens. Dit doen wij bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat jij toegang krijgt tot Select Academy en de digitale leermiddelen. Ook kun jij binnen Select Academy een overzicht vinden van de door jou gebruikte digitale leermiddelen en jouw voortgang.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de partij die bepaalt hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen voor de gegevensverwerking. Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) rust op de verwerkingsverantwoordelijke de verplichting zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke is dan ook het eerste aanspreekpunt voor jou als betrokkene.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in dit Privacy Statement is HFBG Holding B.V. (hierna HeadFirst, wij, onze, ons). Ons vestigingsadres is Westwalstraat 17 B, 1411 PC te Naarden. Ons inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel is 80349269. Jij kunt ons bereiken via e-mail: support@headfirst.nl. Jij kunt ook telefonisch contact met ons opnemen via 023 – 568 56 30.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Aanmaken account

Wij bieden Select Academy aan een vooraf bepaalde groep van professionals aan. Wij houden daarom bij welke diensten jij of de leverancier met wie jij samenwerkt van ons en/of aan ons gelieerde ondernemingen afneemt. Wij houden ook bij of jij via ons of via een aan ons gelieerde onderneming bent ingezet op een opdracht en wat de begin en einddatum is van deze opdracht. Op basis hiervan kunnen wij bepalen of jij in aanmerking komt om een account aan te maken, en of jij in aanmerking komt voor een Online Kennisabonnement zonder aanvullende kosten.

Wij verwerken persoonsgegevens van jou wanneer jijzelf een account aanmaakt of wanneer wij dit namens jou doen. Wij kunnen in dat verband de volgende persoonsgegevens verwerken: een unieke inlognaam, jouw naam, jouw e-mail adres, jouw wachtwoord, datum en tijdstip van het aanmaken van het account en het accepteren van de Gebruiksvoorwaarden, jouw IP adres. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om jouw account te kunnen realiseren.

Wij kunnen de gegevens van jouw account koppelen persoonsgegevens wij al van jou hebben. De volgende persoonsgegevens worden dan automatisch aan jouw account toegevoegd: jouw naam en e-mailadres.

Aanvullen account

Wanneer jij een account hebt aangemaakt, kun jij hieraan aanvullende informatie toevoegen. In dat verband kun jij ervoor kiezen om de volgende persoonsgegevens met ons te delen. Het gaat daarbij om de volgende persoonsgegevens: profielfoto, adresgegevens, telefoonnummer, opleidingsgegevens (professionele achtergrond) en taal.

Gebruiken van digitale leermiddelen

Wanneer je een account hebt aangemaakt, kun jij binnen de omgeving van Select Academy gebruik maken van de digitale leermiddelen die hierin worden aangeboden. Wij houden in dat verband de volgende persoonsgegevens bij: of jij bent ingezet bij een opdrachtgever, en zo ja, de begin en einddatum van de opdracht, welke online kennisabonnementen jij afneemt en de start- en einddatum hiervan, welke digitale leermiddelen jij hebt geselecteerd of gebruikt, gegevens over jouw gebruik van de digitale leermiddelen, zoals datum en tijdstip van het gebruik, jouw voortgang, eventuele afgenomen toetsen, beoordelingen en evaluaties, voorkeuren ten aanzien van digitale leermiddelen, behaalde resultaten, uitslagen, certificaten en kwalificaties. Wij kunnen jou ook vragen om jouw mening of evaluatie van digitale leermiddelen. Deze verwerken wij zo veel mogelijk anoniem.

Gebruiksondersteuning

Wij bieden via onze dienstverlener MyCademy Nederland B.V. (MyCademy) support voor jouw gebruik van Select Academy. In dat verband verwerken wij en/of onze dienstverlener(s) de volgende persoonsgegevens: jouw naam, gebruikersnaam, e-mail adres, telefoonnummer, inhoud van jouw vraag of verzoek, chathistorie, het kennisabonnement waarvan jij gebruik maakt, de digitale leermiddelen waarvan jij gebruik maakt of gebruik wil maken, logging gegevens zoals datum en tijdstip van jouw laatste inlogpoging of jouw gebruik van digitale leermiddelen.

Communicatie en notificaties

Binnen de omgeving van jouw account kun jij eenvoudig de instellingen voor notificaties beheren. Jij kunt aangeven of jij notificaties wilt ontvangen over het cursus aanbod, jouw inschrijvingen, afgeronde cursussen en uitslagen alsmede over communicatie met ons, cursusaanbieders en/of andere deelnemers.

In verband met onze communicatie en notificatie verwerken wij jouw naam, gebruikersnaam, e-mail adres, jouw instellingen ten aanzien van de notificaties, welke kennisabonnement jij hebt afgenomen en welke digitale leermiddelen jij gebruikt. Daarnaast kunnen wij ten behoeve van deze notificaties gegevens over de digitale leermiddelen verwerken, zoals datum en tijd dat jij hiervan gebruik gemaakt hebt, resultaten en certificaten.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Select Academy is bedoeld om professionals toegang te geven tot digitale leermiddelen. In dit verband verwerken wij jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Toegang tot Select Academy – aanmaken van een account

• Gebruikers selecteren om toegang te geven tot Select Academy.
• Gebruikers de mogelijkheid geven om een account aan te maken, tot stand brengen van toegang.
• Accountmanagement, afhandeling van vragen en verzoeken van de professionals.
• Controle van het account, check op volledigheid.

Gebruik van Select Academy

• Aanbieden van een of meer digitale kennisabonnementen en het sluiten van overeenkomsten in dit verband.
• Aanbieden van digitale leermiddelen via de omgeving van Select Academy.
• Bijhouden van voortgang, resultaten, diploma’s en certificaten.
• Evalueren van de dienstverlening en verbeteren van het aanbod van Select Academy.
• Analyseren van gebruik, voortgang en resultaten ten behoeve van de (inzet van) verbetering van digitale leermiddelen.
• Onderhouden van contact, gebruikersondersteuning, beantwoorden van vragen en verzoeken.
• Contractbeheer, financiële afhandeling van contracten, berekenen van kosten en uitgaven.
• Versturen van notificaties en informatie over de dienstverlening.

Beheer, compliance en veiligheid

• Technisch onderhouden en beheren van Select Academy.
• Interne controle en beveiliging. Om mogelijke inbreuken op onze beveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.
• Naleven van wet- en regelgeving, opsporen, voorkomen en bestrijden van fraude en illegale activiteiten.
• Afhandeling van claims en klachten.
• Naleven van juridische uitspraken en bevelen, beantwoorden aan verzoeken van overheden.
• Afdwingen van onze Gebruiksvoorwaarden en afspraken uit overeenkomsten.
• Beschermen van onze activiteiten, onze rechten, veiligheid en eigendommen.

Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is:

• Uitvoeren van de overeenkomst. Wij en/of aan ons gelieerde ondernemingen sluiten overeenkomsten met professionals en leveranciers op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken. Deze overeenkomsten zien op de dienstverlening die wij bieden, waaronder Select Academy. Het is ook denkbaar dat wij persoonsgegevens van jou vragen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zodat wij deze tot stand kunnen brengen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer jij een online kennisabonnement wilt afnemen of wanneer jij digitale leermiddelen van een derde wilt afnemen.
• Toestemming. Wij kunnen jou in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Wij vragen jou bijvoorbeeld toestemming voordat wij bepaalde notificaties aan jou verzenden. Wanneer jij jouw toestemming hebt gegeven, kun jij jouw toestemming te allen tijde weer intrekken, waarna wij jouw persoonsgegevens niet verder zullen verwerken voor de doeleinden waarop de toestemming ziet.
• Wettelijke verplichting. Wij zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld om contracten te registreren.
• Gerechtvaardigd belang. Wij kunnen persoonsgegevens verwerken omdat wij daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, of omdat de organisatie aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken een gerechtvaardigd belang heeft. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij Select Academy willen verbeteren en de digitale leermiddelen beter willen laten aansluiten op jouw behoeften. Wij maken altijd een afweging tussen onze belangen en die van de betrokkenen. Wanneer jij hierover meer informatie wil ontvangen, dan kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement.

Wie hebben er toegang tot jouw persoonsgegevens?

Onze medewerkers hebben toegang tot jouw persoonsgegevens op een need-to-know basis. Wij kunnen persoonsgegevens in bepaalde gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening en de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement.

• Wij kunnen persoonsgegevens delen met entiteiten die tot dezelfde groep behoren als HeadFirst en met (beoogde) rechtsopvolgers en potentiële en nieuwe groepsentiteiten en/of aandeelhouders daarvan wanneer zij voornemens zijn om met ons samen te werken of onze dienstverlening voort te zetten.
• Om Select Academy aan te kunnen bieden werken wij samen met MyCademy. MyCademy verwerkt persoonsgegevens namens ons en is als verwerker aan te merken in de zin van de AVG. Wij hebben met MyCademy afspraken gemaakt over de wijze waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken.
• Wanneer jij via een leverancier gebruik maakt van Select Academy, kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met deze leverancier. Wij kunnen in dat verband gegevens verstrekken over jouw gebruik van Select Academy en de gebruikte digitale leermiddelen. De leverancier is verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de verdere verwerking van deze persoonsgegevens. Wil je meer weten over de wijze waarop de leverancier jouw persoonsgegevens verwerkt en de doeleinden waarvoor dat gebeurt, dan raden wij jou aan om contact op te nemen met de leverancier.
• Wij kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners met wie wij samenwerken, anders dan onze samenwerkingspartner MyCademy. Hierbij kan het gaan om aanbieders van digitale leermiddelen die jij gebruikt, externe adviseurs en aanbieders van de software waarvan wij gebruik maken, waaronder een hosting provider, software ontwikkelaars en een externe helpdesk. Wij maken altijd vooraf een afweging welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om aan deze dienstverleners te verstrekken ten behoeve van hun diensten. Indien nodig maken wij aanvullende afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheden.
• Uitsluitend indien en voor zover wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, delen wij persoonsgegevens met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties.

Zijn je persoonsgegevens veilig?

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met onze dienstverleners afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

Worden jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van servers die in Europa staan en onze groepsmaatschappijen zijn gevestigd binnen de EER. Omdat wij gebruik kunnen maken van verwerkers die hun hoofdvestiging buiten de EER hebben, valt niet uit te sluiten dat wij direct of indirect persoonsgegevens delen met organisaties buiten de EER. Voor zover dit het geval is, nemen wij passende maatregelen om deze verwerking te legitimeren, waaronder het sluiten van een doorgifteovereenkomst op basis van door de Europese Commissie goed gekeurde standaard contractsbepalingen (SCC’s). Indien vereist, nemen wij daarbij aanvullende maatregelen om er zeker van te zijn dat er een passend beschermingsniveau wordt gewaarborgd. Wanneer je meer wil weten over het doorgeven van persoonsgegevens en de wijze waarop dit is gelegitimeerd, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. Wij bewaren jouw persoonsgegevens zolang jij een account hebt waarmee je gebruik kunt maken van Select Academy. Wanneer jouw account eindigt kunnen wij jouw persoonsgegevens, waaronder gegevens over door jou afgenomen digitale leermiddelen, nog een jaar bewaren. Wij wissen bepaalde gegevens al eerder dan wanneer jouw account eindigt. Wij bewaren bijvoorbeeld gegevens over logging ten aanzien van jouw account voor de duur van een jaar en jouw vragen en (support) verzoeken bewaren wij tot een jaar nadat deze volledig zijn afgehandeld.

Wat zijn jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens?

Onder de privacywetgeving beschik je over een aantal rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en de verwerking ervan. Je kunt je rechten inroepen door contact op te nemen met ons via de contactgegevens in dit Privacy Statement. Wij zullen jouw verzoek beoordelen en hieraan binnen een maand voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben om aan jouw verzoek tegemoet te komen, zullen wij jou binnen een maand laten weten dat wij nog eens twee maanden nodig zullen hebben. Wij kunnen jou naar aanleiding van jouw verzoek aanvullende vragen stellen om jouw identiteit vast te stellen of om je te vragen je verzoek te specificeren.

Recht van inzage

Je hebt het recht om van ons te horen of wij jouw persoonsgegevens verwerken en wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens en aanvullende informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens te ontvangen. Jij kunt jouw persoonsgegevens op eenvoudige en overzichtelijke wijze raadplegen door in te loggen op jouw account. Wil je een vollediger overzicht, of meer informatie over de gegevensverwerking, dan kun je een inzageverzoek aan ons richten.

Recht op rectificatie

Je hebt het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. Je kunt ook jouw persoonsgegevens aanvullen. Jij kunt jouw persoonsgegevens binnen jouw account op Select Academy eenvoudig aanpassen. Wil jij meer aanpassingen maken dan mogelijk binnen jouw account, dan kun jij een schriftelijk verzoek hiertoe aan ons richten.

Recht om vergeten te worden

Je hebt onder omstandigheden het recht op gegevenswissing. Op jouw verzoek verwijderen wij jouw persoonsgegevens wanneer de verwerking daarvan niet langer noodzakelijk is. Jij kunt ook zelf bepaalde persoonsgegevens wissen binnen jouw account.

Recht op beperking

In sommige gevallen heb je het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer je meent dat jouw persoonsgegevens niet juist zijn. Als wij jouw verzoek om beperking honoreren, mogen wij gedurende de termijn van de beperking jouw persoonsgegevens niet langer verwerken.

Recht op dataportabiliteit

Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die je aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en je hebt het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming of op een overeenkomst.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van HeadFirst. HeadFirst zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij kunnen aantonen dat er gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, de uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, kun je je hiervoor in ieder bericht afmelden.

Contact en klachten

Als jij vragen, verzoeken of klachten hebt over hoe wij met je persoonsgegevens omgaan, dan kun jij ons telefonisch bereiken op 023 – 568 56 30 of per e-mail via privacy@headfirst.nl. Wij helpen jou graag om je vraag te beantwoorden of met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kun jij je altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen

Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van jou vragen en die wij verder verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij kunnen daarom dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Het gewijzigde Privacy Statement zal op onze website worden gepubliceerd met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Indien sprake is van substantiële of wezenlijke wijzigingen die één of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar om deze betrokkenen hierover eveneens direct te informeren. Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 1 juni 2021.

***