Opdrachtomschrijving
Compleet doelstellingen programma Als PMO ben je eigenaar van de logistiek en uitvoering van de programmabeheersing. Dat betekent in de praktijk dat je het programma ondersteunt met het zaken als:

• Het organiseren van het wekelijkse programmaoverleg, waaronder het organiseren van de logistiek, bijhouden van de actielijst en maken van notulen;
• Het voorbereiden van stuurgroepen (samen met PMO-coördinator) en andere gremia rond het programma, bijvoorbeeld trainingen voor het programmateam, werksessies en ad-hoc overleggen;
• Ervoor zorgen dat de programma administratie in orde is - documentatie, afspraken, actielijsten, monitoren van opvolging besluitvorming etc.;
• Het opstellen van (concept)verslagen en brieven rond het programma (bijv. jaarlijkse toekenning budgetaanvragen);
• Coördineren urenadministratie en afstemming de controller over betaling facturen;
• Het inkoop- en inhuurproces coördineren: van het opstellen van drafts voor de rolbeschrijving tot het plaatsen in Digijust en afstemmen met inkoop tot aan de startdatum van de kandidaat;
• Verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe teamleden: je laat ze welkom voelen en zorgt ervoor dat hun spullen gereed zijn voor de eerste werkdag;
• Managementondersteuning bieden aan de programmamanager en zijn plaatsvervanger;
• De voorzitter zijn van de feestcommissie van het programma.

Naast het uitvoeren van deze taken fungeer je als spin in het web van de projectleiders, help je ze de weg vinden, zaken af te stemmen, logistieke hobbels te nemen. Je bent gemakkelijk aanspreekbaar, bereikbaar en je bent een leider in de zin dat je door zaken te faciliteren e.e.a mogelijk maakt. Je hebt overzicht over de belangrijkste processen en activiteiten van het programma. Daarnaast ben je het eerste (representatieve) contact voor stakeholders.

Achtergrond opdracht
Beschrijving directie/dienst/afdeling: De Hoofddirectie Bedrijfsvoering bestaat uit directies die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het beleid van de bedrijfsvoering voor het bestuursdepartement en JenV-breed:

• Dienstencentrum;
• Directie Personeel en Organisatie;
• Directie Facilities en Huisvesting;
• Directie Informatievoorziening en Inkoop;
• Directie Eigenaarsadvisering.

De Directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenV-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen. De directie adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG-en en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. De afdeling I-Control en Security (ICS) houdt zich bezig met het beleid voor informatiebeveiliging (IB), privacybescherming en de sturing en beheersing op het gebied van informatievoorziening (IV) binnen JenV. Dit doet ICS voor het bestuursdepartement, de taakorganisaties en - in beperkte mate - voor de zelfstandige bestuursorganen en de sui generis organisaties.

Eisen

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.