Opdrachtbeschrijving
Het IVOM is recent gebruik gaan maken van een nieuwe Mitel telefooncentrale. Het technisch beheer van deze omgeving is uitbesteed aan een derde partij. Het functioneel beheer is de verantwoordelijkheid van het IVOM.
Aangezien de derde partij deze bij aanvang ook de functionele verantwoordelijkheid voor haar rekening zou nemen, is de kennis bij aanvang van het project niet mee opgebouwd en zijn er ook geen FTE’s begroot.
De laatste medewerker die functioneel verantwoordelijk was voor de oude centrale is langdurig ziek. Vandaar de spoed aanvraag en de eis van de aanwezigheid van kennis van een Mitel centrale.
De leverancier kan inhoudelijk inzicht geven in de centrale. IVOM kan vertellen wie landelijk de lokale aanspreekpunten van het OM zijn, waarmee samen het functioneel beheer kan worden opgezet.
Taken en verantwoordelijkheden

• Opzetten functioneel beheer telefonie (samen met lokale medewerkers van het OM)
• Maken proces afspraken en documenteren van deze afspraken.
• Documenteren functionele inrichting en (laten) onderhouden van deze documentatie.
• Regulier overleg organiseren met lokale medewerkers
• Kennis overdragen aan of een nog aan te wijzen medewerker van het IVOM.

Achtergrond opdracht

IVOM is begin 2022 opgericht als zelfstandig OM-onderdeel en versterkt, vernieuwt en professionaliseert de dienstverlening op het gebied van informatievoorziening (IV) binnen het OM en met ketenpartners zoals de Rechtspraak en de Politie. Dit doet zij aan de hand van drie strategische pijlers: continuïteit, professionalisering en vernieuwing.

Het IVOM is recent gebruik gaan maken van een nieuwe Mitel telefooncentrale. Het technisch beheer van deze omgeving is uitbesteed aan een derde partij. Het functioneel beheer is de verantwoordelijkheid van het IVOM. 

Deze opdracht is daarom niet geschikt voor invulling door een ZZP-er.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare en actuele kennis en ervaring met Mitel telefooncentrale.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het kunnen documenteren van zowel de procesmatige als de inhoudelijke inrichting van de Mitel centrale. Zoals; “wat verstaan we onder functioneel beheer”, “wat gaan we centraal doen en wat decentraal”, bepalen hoe de documentatie vorm gaat krijgen en waar deze geplaatst gaat worden, zodat deze voor iedereen beschikbaar is. Met de goed opgezette en onderhouden documentatie moet eenvoudig een nieuwe telefooncentrale in te richten zijn (voor een migratie over enkele jaren).
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het kunnen sturen/coördineren op samenwerken: sturen op samenwerking in het nieuw op te zetten team. Collega’s aanspreken waar nodig en goede sfeer bouwen in het team.
• De kandidaat heeft Sterke communicatieve vaardigheden: goede afspraken kunnen maken met decentrale beheerders en dat eenieder zich ook aan deze afspraak houdt.
• De kandidaat is geen ZZP-er.

Wensen

• De kandidaat heeft 'X' aantal jaren aantoonbare en actuele kennis en ervaring met Mitel telefooncentrale.
  
• De kandidaat heeft x aantal jaren ervaring met het kunnen sturen/coördineren op samenwerken: sturen op samenwerking in het nieuw op te zetten team. Collega’s aanspreken waar nodig en goede sfeer bouwen in het team.
  
• De kandidaat heeft x aantal jaren ervaring met functioneel beheer van een telefonie omgeving.
• De kandidaat heeft x aantal jaren ervaring met het opzetten van een functioneel beheer team en het maken van goede afspraken met het gehele team.

Overig
Hybride werken is mogelijk. Over het algemeen is er een 50/50 beleid en in overleg afwijking mogelijk.

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.